Het belang van een goede relatie tussen de OR en de bestuurder

Een goed functionerende ondernemingsraad (OR) is essentieel voor het waarborgen van de medezeggenschap binnen organisaties.

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) biedt medewerkers via de OR de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op het beleid van de organisatie. Deze invloed kan echter pas effectief worden uitgeoefend als er sprake is van een constructieve, wederzijds respectvolle relatie tussen de OR en de bestuurder. In dit artikel verkennen we waarom deze relatie zo belangrijk is, welke factoren bijdragen aan een gezonde samenwerking en welke concrete stappen de OR kan zetten om die relatie te versterken.

Waarom is een goede relatie tussen de OR en de bestuurder belangrijk?

Efficiënte besluitvorming

Een goede samenwerking tussen OR en bestuurder leidt tot snellere en effectievere besluitvorming. Als beide partijen elkaar vertrouwen en open communiceren, kunnen plannen sneller worden afgestemd en kan het formele adviestraject soepeler verlopen. Dit voorkomt vertragingen in beleidsveranderingen en verhoogt de slagkracht van de organisatie.

Draagvlak voor beleid

Besluiten die tot stand komen in samenspraak met de OR hebben vaak een breder draagvlak onder medewerkers. De OR fungeert als brug tussen de werkvloer en de top van de organisatie. Als medewerkers merken dat hun belangen via de OR worden behartigd en serieus genomen door de bestuurder, is de kans groter dat ze veranderingen accepteren.

Risicobeheersing

Een goed functionerende OR helpt bestuurders ook om risico’s beter te signaleren en te beheersen. Medewerkers hebben vaak vroegtijdig zicht op knelpunten in processen of veranderingen in de organisatiecultuur. Via de OR kunnen die signalen op een constructieve manier onder de aandacht van de bestuurder worden gebracht, waardoor er tijdig maatregelen kunnen worden genomen.

Verbetering van het organisatieklimaat

Een open en transparante samenwerking tussen OR en bestuurder draagt bij aan een positief werkklimaat. Medewerkers voelen zich gehoord, serieus genomen en betrokken bij de koers van de organisatie. Dit versterkt de motivatie, het vertrouwen in de leiding en uiteindelijk ook de prestaties van de organisatie als geheel.

Obstakels in de relatie tussen OR en bestuurder

Hoewel het belang van een goede relatie evident is, blijkt de praktijk soms weerbarstig. Veel ondernemingsraden ervaren moeilijkheden in de samenwerking met de bestuurder. Enkele veelvoorkomende obstakels zijn:

• Bestuurders kunnen de OR als lastig of vertragend ervaren, terwijl OR-leden het gevoel kunnen hebben niet serieus genomen te worden.
• OR-leden zijn niet altijd voldoende geschoold in juridische, financiële en personele onderwerpen en bestuurders zijn niet altijd op de hoogte van de positie van de OR in de besluitvorming, wat de dialoog kan bemoeilijken. Scholing voor zowel de OR als de bestuurder is dus essentieel.
• Als de communicatie beperkt blijft tot formele adviesprocedures, ontstaat er weinig ruimte voor echte samenwerking, waardoor er minder medezeggenschap is.
• Zowel OR als bestuurder kunnen vervallen in strategisch gedrag, waardoor openheid en transparantie onder druk kan komen te staan.

Om deze obstakels te overwinnen, is het belangrijk dat de OR actief werkt aan het opbouwen en onderhouden van de relatie met de bestuurder.

Hoe kan de OR bouwen aan een goede relatie met de bestuurder?

Een gezonde relatie vraagt om wederzijdse inspanning, maar de OR kan hier zelf een actieve rol in spelen. Hieronder volgt een overzicht van concrete strategieën.

Investeer in persoonlijke relaties

Een goede samenwerking begint bij persoonlijke relaties. De OR doet er goed aan om regelmatig informeel contact te zoeken met de bestuurder. Dit kan via gezamenlijke lunches, werksessies of een-op-een-gesprekken tussen de OR-voorzitter en de bestuurder. Informeel contact draagt bij aan wederzijds begrip en verlaagt de drempel voor open communicatie.

Werk aan deskundigheid

Een deskundige OR wordt eerder serieus genomen. Door te investeren in scholing op het gebied van strategisch beleid, arbeidsrecht en HRM, financiën en arbeidsomstandigheden, kan de OR op niveau meepraten met de bestuurder. Dit verhoogt het respect en vertrouwen in de bijdrage van de OR.

Kies voor een constructieve houding

Hoewel de OR een controlerende rol heeft, is het belangrijk om niet de ‘tegenpartij’ te zijn. Een proactieve, meedenkende houding werkt vaak beter dan oppositie voeren. Stel vragen, denk mee in oplossingen en bied alternatieven aan. Zo profileert de OR zich als serieuze gesprekspartner in plaats van als obstakel en verhoog je de toegevoegde waarde van de OR.

Maak heldere afspraken over overleg

Heldere structuur in het overleg vergroot de voorspelbaarheid en transparantie. Maak afspraken over de frequentie van overlegvergaderingen, het tijdig aanleveren van stukken, het overleg over informele onderwerpen en de wijze van terugkoppeling. Deze structuur bevordert vertrouwen en voorkomt misverstanden en irritaties.

Communiceer intern én extern helder

De OR vertegenwoordigt de medewerkers, maar is ook gesprekspartner van de bestuurder. Een goede communicatie richting beide groepen is essentieel. Zorg ervoor dat medewerkers op de hoogte zijn van de rol van de OR, de besproken onderwerpen en de resultaten van overleg. Naar de bestuurder toe is het belangrijk dat de OR haar standpunten helder, onderbouwd en respectvol communiceert.

Wees betrouwbaar

Afspraak is afspraak. Als de OR belooft om binnen een bepaalde termijn te reageren of een standpunt te formuleren, moet dat ook gebeuren. Betrouwbaarheid is een belangrijk fundament voor vertrouwen. Bestuurders werken liever samen met een OR waarop zij kunnen bouwen.

Gebruik de juiste toon

De toon maakt de muziek. Een respectvolle en professionele toon, ook bij kritiek, bevordert de dialoog. Vermijd polariserend taalgebruik of het innemen van rigide standpunten. Een open, onderzoekende benadering nodigt de bestuurder eerder uit tot gesprek dan een confronterende houding.

De rol van de voorzitter en secretaris van de OR

Binnen de OR spelen de voorzitter en secretaris een cruciale rol in de relatie met de bestuurder. De voorzitter treedt op als woordvoerder en aanspreekpunt en heeft een belangrijke rol in overlegvergaderingen. De secretaris bewaakt de administratieve en procedurele kant van het overleg en zorgt voor structuur.

Beide functies vereisen communicatieve vaardigheid, diplomatiek vermogen en een goed gevoel voor timing en verhoudingen. Door de juiste toon te zetten en proactief te handelen, kunnen zij het verschil maken in de kwaliteit van de relatie met de bestuurder.

Escalatie voorkomen en hanteren

Hoewel voorkomen beter is dan genezen, kunnen conflicten tussen OR en bestuurder ontstaan. Dan is het belangrijk om te weten hoe escalatie kan worden voorkomen of beheerst:

• Een externe adviseur kan helpen om het overleg weer op gang te brengen.
• Maak gebruik van de Bedrijfscommissie bij verschil in inzicht over de interpretatie van de WOR.
• Blijf de dialoog zoeken, ook als die moeilijk is. Escalatie ontstaat vaak uit stilstand of het verbreken van communicatie.
• Vermijd het spelen op de man. Focus op de inhoud en het gezamenlijke belang.

Tot slot: medezeggenschap als gezamenlijke verantwoordelijkheid

De medezeggenschap is geen eenzijdige zaak. De OR vertegenwoordigt de medewerkers, maar is ook een partner in het beleid. Bestuurders die openstaan voor de inbreng van de OR tonen goed werkgeverschap. En OR-en die op niveau meedenken en strategisch handelen, leveren een wezenlijke bijdrage aan het succes van de organisatie. Een goede relatie tussen OR en bestuurder is dan ook geen luxe, maar een noodzakelijke voorwaarde voor moderne, effectieve medezeggenschap. Door te investeren in communicatie, deskundigheid, betrouwbaarheid en wederzijds respect, kan de OR deze relatie actief vormgeven en onderhouden.

Mark Capel ~ Directeur, Senior Trainer & Adviseur Medezeggenschap bij TRAINIAC

TRAINIAC is gespecialiseerd in OR trainingen, advies- en begeleidingstrajecten op maat en verhoogd daarmee de waarde van ondernemingsraden. Benieuwd wat we voor uw OR kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.