Vragen stellen en antwoorden krijgen in een adviestraject

Het zal veel OR-en bekend voorkomen: Er komt een complexe organisatieverandering aan.

De OR heeft adviesrecht, dus krijgt een adviesaanvraag. Dit is een heel verhaal; Er zitten veel termen in waarvan je je soms afvraagt wat het nou precies betekent en wat je er mee moet. Voor de bestuurder is het een duidelijk verhaal, maar dat betekent niet altijd dat dat voor de OR ook het geval is. Hoe ga je hier dan mee om?

De basis

In de basis is het de bedoeling vanuit het adviesrecht dat de OR in de gelegenheid wordt gesteld om een weloverwogen advies te kunnen nemen. Aangezien de bestuurder verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de medezeggenschap in de organisatie en dit moet faciliteren, zal de bestuurder de informatie dus op zo’n manier moeten presenteren of op papier zetten dat de OR er ook daadwerkelijk iets van kan vinden.

Wat betekent dit concreet?

In artikel 25 lid 3 WOR staat beschreven welke informatie de bestuurder in de adviesaanvraag moet zetten zodat de OR in de gelegenheid is gesteld om een weloverwogen advies te geven. Dat betekent concreet dat de bestuurder in de adviesaanvraag minimaal het volgende moet aangeven:

• Het voorgenomen besluit; WAT is de bestuurder concreet van plan om te doen?
• De beweegredenen; WAAROM wil de bestuurder dit doen? Het moet dus voor de OR helder zijn wat de reden is voor de bestuurder om dit te doen. Vaak is er een financiële reden voor een wijziging. Zorg er dan voor dat je ook inzicht hebt in de financiële onderbouwing. Je wilt immers jouw advies baseren op dezelfde informatie waarop de bestuurder het voorgenomen besluit gebaseerd heeft!
• De personele gevolgen; in de adviesaanvraag moet duidelijk vermeld staan WELKE gevolgen het besluit heeft voor het personeel. Dit is bij boventalligheid bijvoorbeeld niet een aantal FTE. Je wilt concreet weten hoeveel collega’s boventallig worden en op welke functies. Laat de bestuurder het zo concreet mogelijk maken. Indien er geen personele gevolgen zijn moet de bestuurder dit overigens ook aangeven.
• De maatregelen om de personele gevolgen op te vangen; in de adviesaanvraag moet helder zijn HOE de werkgever de gevolgen die het besluit met zich mee brengt worden opgevangen. Een antwoord “niks” kan dus ook een antwoord zijn. Je kunt dan in jouw advies inhoudelijk iets adviseren over de wijze waarop de gevolgen worden opgevangen.

Een weloverwogen advies

De wet op de ondernemingsraden stelt dat als deze punten duidelijk en concreet in de adviesaanvraag vermeld staan, de OR in de gelegenheid is gesteld om een weloverwogen advies te geven. Deze punten moeten, zoals gezegd, wel duidelijk en concreet zijn. Stel jezelf daarbij de volgende vragen:

• Begrijp ik echt goed wat er staat? Het kan zijn dat organisatieveranderingen complex zijn en het moeilijk is om exact te begrijpen wat de adviesaanvraag nu inhoudt. Natuurlijk mag je vanuit artikel 16 WOR altijd een extern deskundige inhuren om de OR hierbij de begeleiden. Je hebt hier geen toestemming van de bestuurder voor nodig, maar je moet het de bestuurder wel laten weten. Ook bestuurders houden immers niet van verrassingen!
• Is het voorgenomen besluit de beste oplossing voor het probleem? Er zijn nu eenmaal meerdere manieren om een probleem op te lossen. Soms zijn die sneller, makkelijker of hebben minder personele gevolgen.
• Kan ik het voorgenomen besluit goed uitleggen aan collega’s die erdoor geraakt worden? Er is niets zo vervelend als het niet kunnen uitleggen waar je nu precies advies over hebt gegeven. Zeker als de OR vragen krijgt van collega’s die bijvoorbeeld door het besluit hun baan zullen verliezen. De boodschap die de OR dan heeft is nog steeds niet leuk, maar wel duidelijk en uitlegbaar.

Wat doe je als…

Wat doe je als de bestuurder in een adviestraject geen concreet antwoord geeft op een van bovenstaande punten? Als je het antwoord op die vraag nodig hebt om een weloverwogen advies te kunnen geven, dan wil je toch echt antwoord op de vraag. Belangrijk is om bij de bestuurder aan te geven waarom je toch echt een concreet antwoord wilt hebben. Dit kan zijn, omdat je anders niet in staat wordt gesteld een weloverwogen advies te formulieren of, omdat je wilt dat de adviesaanvraag voldoet aan artikel 25 lid 3 WOR.

Wat nu als de bestuurder nog steeds geen concreet antwoord geeft en de OR dus geen weloverwogen advies kan geven? Op dat moment is de OR aan zet. Immers kan je de bestuurder nu eenmaal niet dwingen tot een antwoord, maar moet de OR wel binnen een redelijke termijn adviseren. De OR kan dan eventueel adviseren om niet over te gaan tot uitvoering van het besluit. Immers is de OR niet in de gelegenheid gesteld om een weloverwogen advies uit te brengen doordat de adviesaanvraag niet voldoet aan artikel 25 lid 3 WOR. Dit klinkt misschien heel streng. Toch merken we in de praktijk dat een dergelijk kort advies voor de bestuurder aanleiding is om in gesprek te gaan met de OR. Vaak zien we dat in dergelijke gesprekken de benodigde informatie wel boven tafel komt en worden juridische trajecten voorkomen. Immers wil je als OR en bestuurder -bij voorkeur- niet naar een rechter. Voorkom dit dus door duidelijkheid te scheppen en elkaars verwachtingen goed in beeld te krijgen; Wat mag de OR verwachten van de bestuurder en wat mag de bestuurder verwachten van de OR.

Wil je meer weten over het adviesrecht bij complexere organisatieveranderingen? Neem dan contact op met een van onze adviseurs of mail naar info@trainiac.nl.

Mark Capel ~ Directeur, Trainer & Adviseur Medezeggenschap bij TRAINIAC

TRAINIAC is gespecialiseerd in OR trainingen, advies- en begeleidingstrajecten op maat en verhoogd daarmee de waarde van ondernemingsraden. Benieuwd wat we voor uw OR kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.