Het OR-testament

De levenslessen van de OR

Het OR-testament: een term die wellicht zwaar klinkt, maar het kan ook zwaar zijn om als nieuwe ondernemingsraad te starten. Hoe zorg je ervoor dat het harde werken van een oude OR niet voor niks is geweest?

Er zijn genoeg redenen die ervoor kunnen zorgen dat een OR er van het ene op het andere moment totaal anders uitkan zien. Het voordeel is dat nieuwe OR-leden nieuwe inzichten hebben. Een nadeel is echter dat de ervaring enkennis verdwijnt uit de OR. Een goed georganiseerd testament van de ‘oude’ OR zorgt ervoor dat nieuwe leden praktische tips en aanbevelingen krijgen over hoe het OR-werk er in de praktijk uitziet. Zo kan het stokje worden overdragen en is er een stabiele basis waar de nieuw samengestelde OR op verder kan bouwen.

Luxe archief

Vaak denkt men dat een archief voldoende is voor een volgende OR om aan de slag te gaan. Een archief waar deformele documenten van de OR, zoals de jaarverslagen, notulen, agenda’s en advies- en instemmingstrajecten zijn opgeslagen. Hoewel een goed georganiseerd archief onmisbaar is, is ook andere informatie die een nieuweOR gaat helpen. De praktische lessen zitten vaak in de manier hoe het proces is verlopen en vaak staat dat niet zwart op wit. Het kan best overweldigend zijn om als OR te starten. Probeer dus het archief en het testamentleesbaar te maken en te zorgen dat er niet te veel documenten zijn.

lnhoud van het OR-testament

Terugblik en inleiding

De zittingstermijn is voorbij en het is tijd om terug te blikken op de afgelopen periode. Welke uitdagingen en successen waren er, en hoe is de OR hiermee omgegaan? Terugblikken kan op verschillende niveaus: op inhoud, proces en samen­ werking. De nieuwe OR is al verkozen, dus zaken verbloemen is niet nodig. Weesconstructief in de terugblik, maar wel eerlijk. Het is prettig voor een nieuwe OR om te lezen hoe de vorige OR isgegroeid en waar de OR-leden van hebben geleerd.

Samenstelling en werkwijze

In het reglement zal een formeel gedeelte van de werkwijze van de OR al beschreven zijn. In het OR-testament gaat het voornamelijk om de praktische zaken en informele afspraken. Denk bijvoorbeeld aan een taakverdeling, de communicatie onderling en de manier van vergaderen.

Adviesaanvragen en instemmingsverzoeken

Naast de formele documenten van de advies- en instemmingsaanvragen, is het handig om meer achtergrondinformatie en context te geven, want dan zijn de documenten een stuk makkelijker te lezen. Licht toe hoebepaalde processen zijn verlopen, wat er uit evaluaties is gekomen en welke aanbevelingen de OR zou hebben voor de volgende keer.

Afspraken met de bestuurder

De samenwerking met een bestuurder is als OR essentieel voor de medezeggenschap. Een kleine handleiding over de gewenste omgang met de bestuurder kan als houvast dienen. Welke formele en informele afspraken zijn er gemaakt? Welke communicatietips kun je geven waarmee de OR zijn doelen kan bereiken?

Communicatie met de achterban

Iedere OR heeft een andere manier van contact zoeken met de achterban. Documenteer welke manieren al zijngeprobeerd en zorg dat het materiaal te vinden is. Flyers, nieuwsbrieven, enquêtes of filmpjes van eerdere jaren kunnen als inspiratie dienen voor de toekomst.

OR-cursussen

De kennis en kunde uit de OR komt ook vaak voort uit scholing. Welke trainingen zijn er gevolgd en wat heeft dat de ORgebracht? Zo kan er een goed scholingsplan worden opgesteld aan het begin van de zittingstermijn.

(zie ook artikel ‘Hoe kies je een trainingsbureau’)

Huidige stand van zaken en actuele ontwikkelingen

Het gevoel van veel nieuwe OR-leden is dat ze moeten springen in een al rijdende trein. Er kunnen verschillende ontwikkelingen zijn en onafgeronde trajecten. Denk goed na over wat prioriteit heeft voor de nieuwe OR en welkeinformatie noodzakelijk is om te weten.

Manier van overdracht

Het kan behoorlijk wat werk zijn om het testament op te stellen. Begin hier op tijd mee en verdeel de onderdelen.Je kunt ook nadenken over hoe de overdracht wordt gedaan. Denk bijvoorbeeld aan een ‘overdrachtsdag’ of richteen tijdelijke commissie op van ervaren OR-leden, die in de eerste maanden kunnen dienen als interne adviseurs.

Nieuwe ronde, nieuw geluk

Aan het begin van een nieuwe zittingstermijn is het aan de OR om te bepalen wat de nieuwe doelstellingen en visie van de OR gaan worden. Belangrijk is dat het testament een handboek wordt waar zij tips en kennis uitkunnen halen. Het doel is niet om negativiteit over te dragen aan de volgende groep. Door het OR-testament zalde nieuwe OR zich niet aan dezelfde stenen stoten en weten waarop ze moeten letten. Het enige wat je dan nogkunt doen, is hen veel succes te wensen.

Charlotte Breetveld ~ Senior Trainer & Adviseur Medezeggenschap bij TRAINIAC

TRAINIAC is gespecialiseerd in OR trainingen, advies- en begeleidingstrajecten op maat en verhoogd daarmee de waarde van ondernemingsraden. Benieuwd wat we voor uw OR kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.