Hoe vaak vergadert een OR?

Een ondernemingsraad (OR) moet volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) minimaal zes keer per jaar vergaderen. In de praktijk vergaderen de meeste ondernemingsraden echter maandelijks, wat neerkomt op 10 tot 12 vergaderingen per jaar. De exacte vergaderfrequentie hangt af van verschillende factoren zoals de grootte van je organisatie, actuele ontwikkelingen en de complexiteit van onderwerpen die spelen.

Wat bepaalt hoe vaak een OR moet vergaderen?

De wettelijke basis voor OR-vergaderingen ligt vast in artikel 23 van de WOR. Hierin staat dat een ondernemingsraad minimaal zes keer per jaar moet vergaderen. Dit is het absolute minimum, maar in de praktijk zie je dat vrijwel alle ondernemingsraden vaker bijeenkomen.

Verschillende factoren bepalen hoe vaak jouw OR daadwerkelijk vergadert. Bij grotere organisaties met meer dan 500 medewerkers zie je vaak een hogere vergaderfrequentie vanwege de complexiteit van onderwerpen. Ook actuele ontwikkelingen zoals reorganisaties, fusies of strategische koerswijzigingen vragen om extra aandacht en dus meer vergadermomenten.

Het OR-reglement speelt ook een belangrijke rol. Hierin leg je als OR vast hoe vaak je regulier vergadert, maar ook onder welke omstandigheden extra vergaderingen nodig zijn. Denk aan procedures voor spoedvergaderingen of de manier waarop je omgaat met advies- en instemmingsaanvragen met korte termijnen.

Hoeveel OR-vergaderingen zijn er gemiddeld per jaar?

In de praktijk vergaderen de meeste ondernemingsraden maandelijks, wat neerkomt op ongeveer 10 tot 12 vergaderingen per jaar. Dit ritme biedt voldoende ruimte om lopende zaken te bespreken en tegelijkertijd flexibel in te spelen op actuele ontwikkelingen.

Er zijn duidelijke verschillen tussen kleine en grote organisaties:

• Kleine organisaties (50-200 medewerkers): vaak 6-8 vergaderingen per jaar
• Middelgrote organisaties (200-500 medewerkers): meestal 10-12 vergaderingen per jaar
• Grote organisaties (500+ medewerkers): vaak 12-15 vergaderingen per jaar, soms zelfs wekelijks

Bij bijzondere situaties zoals reorganisaties, fusies of overnames zie je dat het aantal vergaderingen tijdelijk flink toeneemt. Het is niet ongewoon dat een OR tijdens zo’n traject wekelijks of zelfs vaker bijeenkomt om de ontwikkelingen nauwlettend te volgen en tijdig te kunnen reageren.

Wanneer mag een OR extra vergaderingen plannen?

Een OR heeft het recht om zelfstandig extra vergaderingen te plannen wanneer de situatie daarom vraagt. Je hoeft hiervoor geen toestemming te vragen aan de bestuurder. De voorzitter van de OR speelt een belangrijke rol bij het bepalen van de urgentie en het bijeenroepen van de vergadering.

Situaties waarin extra vergaderingen vaak nodig zijn:

• Adviesaanvragen met korte reactietermijnen
• Dringende instemmingsverzoeken
• Crisissituaties binnen de organisatie
• Complexe trajecten zoals reorganisaties of fusies
• Voorbereiding op belangrijke overlegvergaderingen met de bestuurder

Als OR-lid kun je ook zelf het initiatief nemen voor een extra vergadering. Wanneer minimaal een derde van de OR-leden hierom vraagt, moet de voorzitter binnen twee weken een vergadering uitschrijven. Dit waarborgt dat belangrijke onderwerpen niet blijven liggen.

Hoe plan je OR-vergaderingen effectief in?

Een goede jaarplanning vormt de basis voor effectief OR-werk. Begin het jaar met het opstellen van een jaaragenda waarin je vaste vergadermomenten plant. Houd hierbij rekening met schoolvakanties, feestdagen en bekende piekmomenten in jullie organisatie.

Praktische tips voor effectieve planning:

• Kies een vaste dag en tijd (bijvoorbeeld elke tweede dinsdag van de maand)
• Plan vergaderingen minimaal 3 maanden vooruit
• Reserveer ruimte voor extra vergaderingen tijdens drukke periodes
• Stem de planning af met de overlegvergaderingen met de bestuurder

De keuze tussen digitaal, fysiek of hybride vergaderen heeft invloed op je planning. Digitale vergaderingen maken het makkelijker om vaker kort bij elkaar te komen, terwijl fysieke bijeenkomsten vaak effectiever zijn voor complexe discussies. Veel OR’en kiezen voor een combinatie: reguliere zaken digitaal en belangrijke onderwerpen fysiek bespreken.

Wat zijn de rechten van OR-leden bij vergaderingen?

OR-leden hebben verschillende wettelijke rechten die vergaderen tijdens werktijd mogelijk maken. Je mag vergaderen onder werktijd met behoud van salaris. Dit geldt niet alleen voor de vergadering zelf, maar ook voor de voorbereidingstijd die je nodig hebt.

Belangrijke rechten van OR-leden:

• Vergadertijd tijdens werktijd met doorbetaling van salaris
• Recht op voorbereidingstijd (gemiddeld 60 uur per jaar per OR-lid)
• Toegang tot vergaderfaciliteiten en hulpmiddelen
• Vergoeding voor vergaderingen buiten werktijd (vaak 100% compensatie)

Er is een belangrijk verschil tussen formele OR-vergaderingen en informeel overleg. Formele vergaderingen vallen altijd onder de wettelijke rechten, terwijl informeel overleg soms andere afspraken kent. Zorg dat je dit goed vastlegt in jullie OR-reglement om misverstanden te voorkomen.

Hoe ondersteunt TRAINIAC bij effectief OR-vergaderen?

Wij bieden praktische trainingen die specifiek gericht zijn op effectief vergaderen voor ondernemingsraden. Onze trainingen behandelen onderwerpen zoals vergadertechnieken, timemanagement en het maken van heldere afspraken. We helpen OR’en om hun vergadertijd optimaal te benutten.

Onze ondersteuning omvat:

• Begeleiding bij het opstellen van jaarplanningen en vergaderstructuren
• Maatwerk advies voor organisaties met specifieke uitdagingen
• Training in effectieve vergadertechnieken en besluitvorming
• Ondersteuning bij het vinden van de juiste balans tussen vergaderfrequentie en effectiviteit

Voor organisaties die worstelen met de juiste vergaderfrequentie of -structuur bieden we advies en begeleiding op maat. We kijken samen naar jullie specifieke situatie en helpen bij het vinden van een werkbare oplossing. Meer informatie over onze ondernemingsraad trainingen vind je op onze website.