Wat zijn de plichten van de ondernemingsraad?
De ondernemingsraad heeft verschillende wettelijke plichten die vastgelegd zijn in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). De belangrijkste plichten zijn het voeren van overleg met de bestuurder, het bewaren van geheimhouding over vertrouwelijke informatie, het informeren van de achterban, en het zorgvuldig behandelen van advies- en instemmingsaanvragen. Deze plichten zorgen voor een goede balans tussen de rechten van de OR en hun verantwoordelijkheden richting zowel de organisatie als de werknemers.
Wat zijn de belangrijkste wettelijke plichten van de ondernemingsraad?
De kernplichten van de ondernemingsraad staan beschreven in de Wet op de Ondernemingsraden. Als OR-lid heb je de plicht om de belangen van werknemers te behartigen, maar ook om constructief mee te denken met de organisatie. Dit betekent dat je een evenwicht moet vinden tussen kritisch zijn en meedenken in oplossingen.
De belangrijkste wettelijke plichten zijn:
- De overlegplicht met de bestuurder (minimaal tweemaal per jaar)
- Het bewaren van geheimhouding over vertrouwelijke bedrijfsinformatie
- Het informeren van de achterban over OR-activiteiten
- Het tijdig en zorgvuldig reageren op advies- en instemmingsverzoeken
- Het bevorderen van naleving van wettelijke voorschriften binnen de organisatie
Deze plichten gaan hand in hand met de rechten die je als OR hebt. Je hebt bijvoorbeeld het recht op informatie, maar daar staat tegenover dat je deze informatie soms geheim moet houden. Je hebt het recht om te adviseren, maar je moet dit wel binnen redelijke termijnen doen. Het is belangrijk om je bewust te zijn van deze balans, want alleen dan kun je effectief opereren als ondernemingsraad.
Welke overlegplicht heeft de OR met de bestuurder?
Volgens artikel 23 van de WOR moet de ondernemingsraad minimaal tweemaal per jaar overleg voeren met de bestuurder. Dit is geen vrijblijvende afspraak, maar een wettelijke verplichting voor beide partijen. Het overleg moet gaan over de algemene gang van zaken in de onderneming en belangrijke ontwikkelingen die spelen of gaan spelen.
Als OR heb je de plicht om je goed voor te bereiden op deze overlegvergaderingen. Dit betekent dat je:
- Tijdig een agenda opstelt met relevante onderwerpen
- Je achterban raadpleegt over belangrijke agendapunten
- Relevante stukken bestudeert voordat de vergadering plaatsvindt
- Constructief meedenkt over voorgestelde plannen en beleid
De overlegplicht betekent niet dat je altijd akkoord moet gaan met de bestuurder. Het gaat erom dat je openstaat voor dialoog en bereid bent om samen naar oplossingen te zoeken. Je moet kritische vragen durven stellen, maar ook luisteren naar de argumenten van de andere kant. Een goede voorbereiding helpt je om tijdens het overleg de juiste vragen te stellen en effectief te onderhandelen.
Hoe werkt de geheimhoudingsplicht voor OR-leden?
Artikel 20 van de WOR regelt de geheimhoudingsplicht voor OR-leden. Deze plicht geldt voor informatie die de bestuurder als vertrouwelijk aanmerkt en waarvan het vertrouwelijke karakter duidelijk is aangegeven. Als OR-lid ben je verplicht deze informatie geheim te houden, ook tegenover je achterban.
De geheimhoudingsplicht geldt in de volgende situaties:
- Bij financiële informatie die nog niet openbaar is
- Bij plannen voor reorganisaties die nog niet definitief zijn
- Bij persoonlijke gegevens van medewerkers
- Bij strategische bedrijfsinformatie die concurrentiegevoelig is
Het kan lastig zijn om de balans te vinden tussen geheimhouding en transparantie naar je achterban. Je wilt je collega’s informeren, maar je mag bepaalde informatie niet delen. Een praktische tip is om in het overleg met de bestuurder duidelijke afspraken te maken over wat wel en niet vertrouwelijk is. Vraag ook wanneer informatie openbaar gemaakt mag worden, zodat je weet wanneer je je achterban kunt bijpraten.
De geheimhoudingsplicht blijft ook gelden nadat je geen OR-lid meer bent. Dit betekent dat je ook na je OR-periode zorgvuldig moet omgaan met de vertrouwelijke informatie die je tijdens je lidmaatschap hebt ontvangen.
Wat houdt de informatieplicht naar de achterban in?
Als ondernemingsraad heb je de plicht om werknemers te informeren over je activiteiten en de besluiten die je neemt. Deze informatieplicht is belangrijk omdat je de belangen van alle werknemers vertegenwoordigt. Zij moeten weten waar je mee bezig bent en welke standpunten je inneemt namens hen.
Je kunt je achterban op verschillende manieren informeren:
- Via nieuwsbrieven of updates op het intranet
- Door het organiseren van achterbanbijeenkomsten
- Via korte updates na elke overlegvergadering
- Door het publiceren van goedgekeurde notulen
- Via informele gesprekken op de werkvloer
Het is belangrijk om een goede balans te vinden tussen informeren en de geheimhoudingsplicht respecteren. Je kunt bijvoorbeeld wel vertellen dat er gesproken is over de toekomst van de organisatie, zonder specifieke vertrouwelijke details te delen. Focus op wat je wel kunt delen: welke onderwerpen zijn besproken, welke vragen heeft de OR gesteld, en wanneer verwacht je meer duidelijkheid?
Zorg ervoor dat je communicatie toegankelijk is voor alle werknemers. Niet iedereen leest lange teksten, dus varieer in je communicatiemiddelen. Een korte video-update of een infographic kan soms effectiever zijn dan een uitgebreide nieuwsbrief.
Welke verantwoordelijkheden heeft de OR bij advies- en instemmingsaanvragen?
Bij advies- en instemmingsaanvragen heeft de ondernemingsraad de plicht om tijdig en zorgvuldig te reageren. Dit betekent dat je niet zomaar een aanvraag kunt laten liggen of zonder goede argumenten kunt afwijzen. De wet schrijft voor dat je binnen een redelijke termijn moet reageren, meestal binnen zes weken.
Je verantwoordelijkheden bij deze aanvragen zijn:
- De aanvraag grondig bestuderen en analyseren
- Je achterban raadplegen over belangrijke beslissingen
- Een gemotiveerd standpunt formuleren
- Dit standpunt schriftelijk vastleggen
- Een goed dossier bijhouden van het hele proces
Het is belangrijk om vanaf het begin een goede dossiervorming te hebben. Bewaar alle documenten, correspondentie en notulen die met de aanvraag te maken hebben. Dit helpt je niet alleen bij het formuleren van je standpunt, maar is ook belangrijk als je later naar de rechter zou moeten stappen.
Als je meer tijd nodig hebt om een weloverwogen advies te geven, communiceer dit dan tijdig met de bestuurder. Het is beter om een uitstel te vragen dan om overhaast een slecht onderbouwd advies te geven. Zorg er wel voor dat je het uitstel goed motiveert en een nieuwe deadline afspreekt.
Hoe ondersteunt TRAINIAC ondernemingsraden bij hun wettelijke plichten?
Sinds 2008 helpen we bij TRAINIAC ondernemingsraden om hun wettelijke plichten effectief uit te voeren. We begrijpen dat het soms lastig is om de balans te vinden tussen alle verantwoordelijkheden die je als OR hebt. Daarom bieden we praktische ondernemingsraad trainingen die je helpen om je rol goed in te vullen.
Onze trainingen richten zich op verschillende aspecten van OR-werk:
- De Wet op de Ondernemingsraden en je wettelijke plichten
- Effectief overleggen met de bestuurder
- Communiceren met je achterban zonder de geheimhoudingsplicht te schenden
- Het opstellen van goede adviezen en het voeren van instemmingsprocedures
- Dossiervorming en administratieve vaardigheden
We bieden ook advies en begeleiding bij complexe trajecten. Denk aan grote reorganisaties, fusies of internationale vraagstukken. Onze aanpak is altijd praktisch en resultaatgericht. We vertalen de theorie naar concrete situaties die je in je eigen organisatie tegenkomt.
Voor internationale ondernemingsraden bieden we ook trainingen in het Engels aan. We begrijpen dat het extra complex is om binnen Nederlandse juridische kaders te werken als je team internationaal is samengesteld. Onze trainers hebben ruime ervaring met deze specifieke uitdagingen en kunnen je helpen om effectief te opereren in een internationale context.