Hoe stel je een OR-budget op?
Een OR-budget is essentieel voor een effectieve ondernemingsraad. Het stelt de OR in staat om onafhankelijk te functioneren en professioneel advies in te winnen wanneer nodig. Maar hoe stel je een goed OR-budget op? In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het opstellen, berekenen en onderhandelen van een OR-budget, zodat je als ondernemingsraad financieel goed beslagen ten ijs komt.
Wat is een OR-budget en waarom is het belangrijk?
Een OR-budget is een financieel plan waarin alle kosten zijn opgenomen die de ondernemingsraad nodig heeft om zijn taken goed uit te voeren. Dit budget wordt door de werkgever beschikbaar gesteld op basis van artikel 22 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Hierin staat dat de werkgever de kosten draagt die “redelijkerwijs noodzakelijk zijn” voor de vervulling van de taken van de OR.
Een goed OR-budget is belangrijk omdat het de ondernemingsraad in staat stelt om onafhankelijk te functioneren. Zonder eigen budget zou de OR voor elke uitgave toestemming moeten vragen aan de bestuurder, wat de onafhankelijkheid en slagkracht van de medezeggenschap ondermijnt. Met een eigen budget kan de OR zelfstandig beslissingen nemen over bijvoorbeeld scholing, het inschakelen van externe adviseurs of het organiseren van achterbanraadplegingen.
Bovendien geeft een duidelijk budget structuur aan de OR-werkzaamheden en zorgt het voor transparantie richting de bestuurder. Het voorkomt discussies achteraf over gemaakte kosten en geeft de OR de zekerheid dat er middelen beschikbaar zijn om hun werk goed te doen.
Welke kosten moet je opnemen in een OR-budget?
In een compleet OR-budget neem je verschillende kostenposten op die nodig zijn voor het effectief functioneren van de ondernemingsraad. De belangrijkste kostenposten zijn:
- Scholing en training: Kosten voor OR-cursussen, workshops en trainingen die OR-leden helpen hun kennis en vaardigheden te verbeteren. Volgens de WOR hebben OR-leden recht op minimaal 5 scholingsdagen per jaar.
- Externe adviseurs: Budget voor het inhuren van deskundigen zoals juristen, financieel adviseurs of andere specialisten bij complexe vraagstukken zoals reorganisaties of fusies.
- Vergaderkosten: Kosten voor zaalhuur, catering en materialen voor OR-vergaderingen en overlegvergaderingen met de bestuurder.
- Communicatie met de achterban: Uitgaven voor nieuwsbrieven, intranetpagina’s, enquêtes of bijeenkomsten om medewerkers te informeren en raadplegen.
- Vakliteratuur en abonnementen: Kosten voor boeken, tijdschriften, online platforms of andere informatiebronnen over medezeggenschap.
- Administratieve ondersteuning: Budget voor secretariële ondersteuning of specifieke software voor de OR.
- Juridische procedures: Reservering voor mogelijke juridische kosten bij geschillen met de bestuurder.
Het is belangrijk om naast deze vaste kostenposten ook een post “onvoorziene kosten” op te nemen voor onverwachte uitgaven gedurende het jaar.
Hoe bereken je de omvang van een realistisch OR-budget?
Het berekenen van een realistisch OR-budget is maatwerk en hangt af van verschillende factoren. Er is geen wettelijk vastgesteld bedrag, maar er zijn wel enkele vuistregels en methoden die je kunt gebruiken:
De meest gebruikte methode is om het budget te baseren op het aantal OR-leden. Een veelgebruikte formule is:
- Basisbudget: €1.000 tot €1.500 per OR-lid per jaar voor reguliere activiteiten
- Scholingsbudget: €1.500 tot €2.000 per OR-lid per jaar voor training en opleiding
Voor een OR met 7 leden zou dit neerkomen op een totaalbudget van ongeveer €17.500 tot €24.500 per jaar.
Een andere benadering is om het budget te relateren aan de omvang van de organisatie:
- Kleine organisaties (50-100 medewerkers): €10.000 – €15.000 per jaar
- Middelgrote organisaties (100-500 medewerkers): €15.000 – €30.000 per jaar
- Grote organisaties (500+ medewerkers): €30.000 en hoger per jaar
Houd bij het berekenen van je budget ook rekening met:
- De complexiteit van de vraagstukken waar de OR mee te maken heeft (reorganisaties, fusies)
- Het aantal nieuwe OR-leden dat extra scholing nodig heeft
- Specifieke projecten of speerpunten voor het komende jaar
- Ervaringen en uitgaven uit voorgaande jaren
Maak altijd een gedetailleerde onderbouwing van je budgetvoorstel met een duidelijke specificatie per kostenpost.
Wanneer moet je het OR-budget indienen bij de bestuurder?
Het is verstandig om het OR-budget in te dienen vóór het begin van het nieuwe boekjaar van de organisatie. In de meeste organisaties betekent dit dat je het budgetvoorstel in het najaar (september-oktober) moet indienen voor het volgende kalenderjaar.
Stem de timing af op de begrotingscyclus van je organisatie. Veel bedrijven stellen in het vierde kwartaal hun budgetten vast voor het volgende jaar. Door je OR-budget op tijd in te dienen, kan het worden meegenomen in deze begrotingsronde.
Een goed moment om het budget te evalueren en bij te stellen is halverwege het jaar. Analyseer dan de uitgaven tot nu toe en pas indien nodig het budget aan. Mocht je gedurende het jaar onverwacht extra budget nodig hebben, bijvoorbeeld voor een complexe reorganisatie, dan kun je een aanvullend budgetverzoek indienen bij de bestuurder.
Zorg dat je bij het indienen van het budget een duidelijke toelichting geeft op de verschillende posten en waarom deze noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de OR. Dit verhoogt de kans op goedkeuring aanzienlijk.
Hoe onderhandel je succesvol over het OR-budget met de bestuurder?
Succesvol onderhandelen over het OR-budget begint met een goede voorbereiding. Zorg dat je je budgetvoorstel goed kunt onderbouwen en anticipeer op mogelijke vragen of bezwaren van de bestuurder.
Enkele effectieve onderhandelingsstrategieën zijn:
- Koppel het budget aan concrete doelen: Laat zien hoe het budget bijdraagt aan een professionele OR die meerwaarde levert voor de organisatie.
- Verwijs naar de WOR: Benadruk dat de wet bepaalt dat de werkgever de kosten draagt die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de OR-werkzaamheden.
- Gebruik benchmarkgegevens: Verzamel informatie over OR-budgetten bij vergelijkbare organisaties in je sector.
- Prioriteer je wensen: Bepaal vooraf wat essentieel is en waar je eventueel op kunt inleveren tijdens de onderhandeling.
- Zoek naar creatieve oplossingen: Bijvoorbeeld door kosten te spreiden of gebruik te maken van interne faciliteiten.
Bij weerstand of bezuinigingsdruk is het belangrijk om kalm te blijven en zakelijk te argumenteren. Vraag door naar de specifieke bezwaren en zoek samen naar oplossingen. Soms kan een gefaseerde invoering van het budget een compromis zijn.
Mocht je er echt niet uitkomen, dan kun je als OR overwegen om juridisch advies in te winnen of de kwestie voor te leggen aan de kantonrechter. Dit is echter een laatste redmiddel dat je liever vermijdt door goed te onderhandelen.
Voor complexe onderhandelingen kan het zinvol zijn om vooraf een training overtuigen en onderhandelen te volgen. Deze vaardigheden komen niet alleen van pas bij budgetbesprekingen maar bij alle OR trainingen en overleggen met de bestuurder.
Frequently Asked Questions
Wat kunnen we doen als de bestuurder ons OR-budget drastisch wil verlagen?
Begin met het vragen naar de specifieke redenen voor de verlaging en ga hierover in gesprek. Onderbouw waarom het huidige budget noodzakelijk is voor jullie wettelijke taken. Zoek naar mogelijke compromissen zoals het faseren van bepaalde uitgaven of het efficiënter inzetten van middelen. Als er echt geen overeenstemming bereikt kan worden, overweeg dan bemiddeling door een derde partij of raadpleeg een jurist gespecialiseerd in medezeggenschapsrecht. In het uiterste geval kun je de kwestie voorleggen aan de kantonrechter via een artikel 36-procedure.
Hoe verantwoorden we het OR-budget aan het einde van het jaar?
Maak een overzichtelijk financieel jaarverslag waarin alle uitgaven per categorie worden gespecificeerd. Koppel de uitgaven aan concrete activiteiten en resultaten van de OR. Vergelijk de werkelijke uitgaven met het begrote budget en geef een toelichting bij significante afwijkingen. Deel dit verslag met de bestuurder en eventueel met de achterban voor transparantie. Een goede verantwoording versterkt je positie bij toekomstige budgetonderhandelingen en toont je professionaliteit als OR.
Mogen we als OR zelf bepalen hoe we ons budget besteden of moet de bestuurder elke uitgave goedkeuren?
Als OR hebben jullie de vrijheid om zelf te bepalen hoe jullie het toegekende budget besteden, zolang de uitgaven redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de uitvoering van jullie taken conform artikel 22 van de WOR. De bestuurder hoeft niet elke individuele uitgave goed te keuren - dat zou de onafhankelijkheid van de OR ondermijnen. Wel is het verstandig om duidelijke interne afspraken te maken over wie uitgaven mag autoriseren en tot welk bedrag. Voor zeer grote uitgaven kan het uit oogpunt van goed overleg wel verstandig zijn de bestuurder vooraf te informeren.
Welke scholingskosten kunnen we opnemen in het OR-budget en hoe onderbouwen we deze?
In het OR-budget kunnen alle relevante scholingskosten worden opgenomen: cursusgelden, trainingsmateriaal, reiskosten, verblijfskosten en eventuele vervanging op de werkplek. Onderbouw deze kosten door een concreet scholingsplan op te stellen waarin je per OR-lid aangeeft welke cursussen nodig zijn en waarom. Koppel de scholing aan specifieke uitdagingen waar de OR mee te maken heeft of aan kennisgebieden die versterking behoeven. Verwijs naar artikel 18 van de WOR, waarin staat dat OR-leden recht hebben op minimaal vijf scholingsdagen per jaar.
Hoe gaan we om met onverwachte kosten die niet in het OR-budget zijn opgenomen?
Voor onverwachte kosten is het verstandig om een post 'onvoorziene uitgaven' van ongeveer 10% van het totaalbudget op te nemen. Als er zich substantiële onvoorziene situaties voordoen die dit budget overschrijden, zoals een plotselinge reorganisatie waarvoor externe expertise nodig is, ga dan tijdig in gesprek met de bestuurder. Onderbouw waarom deze extra kosten noodzakelijk zijn voor het goed uitvoeren van jullie OR-taken. Bereid een aanvullend budgetverzoek voor met een duidelijke specificatie en toelichting van de extra kosten.
Kunnen we als OR geld reserveren voor toekomstige jaren of moet het budget jaarlijks worden opgemaakt?
In principe wordt het OR-budget per jaar toegekend en is het bedoeld voor uitgaven in dat specifieke jaar. Echter, in overleg met de bestuurder is het mogelijk om afspraken te maken over het reserveren van budget voor grotere uitgaven in de toekomst, zoals een uitgebreid scholingstraject of een groot achterbanonderzoek. Leg deze afspraken schriftelijk vast in de notulen van de overlegvergadering of in een aparte budgetovereenkomst. Zorg voor transparantie over de gereserveerde bedragen en het beoogde doel ervan.
Hoe kunnen we als beginnende OR een goed eerste budget opstellen als we nog geen ervaring hebben?
Begin met het verzamelen van informatie over OR-budgetten bij vergelijkbare organisaties of via OR-platforms. Raadpleeg de vuistregels uit dit artikel als startpunt. Maak een inschatting van jullie basisbehoeften: scholing voor nieuwe leden, communicatiemiddelen, vergaderfaciliteiten en eventueel externe ondersteuning. Vraag advies aan een OR-trainer of -adviseur voor een realistische inschatting. Bespreek met de bestuurder dat dit een eerste inschatting is die mogelijk bijgesteld moet worden op basis van de praktijkervaring in het eerste jaar.