De witte rook van het OR-overleg: lessen uit het Vaticaan

Slechts 17 dagen na het overlijden van Paus Franciscus kwam het nieuws: er is een nieuwe paus gekozen, Paus Leo XIV.

Wat vooral opviel? Binnen twee dagen en vier stemrondes waren 133 kardinalen uit 70 landen het met elkaar eens over de nieuwe paus. Menig bijwoner van vergaderingen zal jaloers zijn op deze snelle besluitvorming. Ook ondernemingsraden worstelen vaak met het vormgeven van een effectieve vergadering en stellen steeds vaker de vraag; hoe kun je de tijd zo goed mogelijk besteden?
In dit artikel gaan we vergaderen onder de loep nemen en halen we lessen uit de supersnelle pausverkiezing voor ondernemingsraden die sneller en slimmer besluiten willen nemen.

Een goede voorbereiding en duidelijke agenda

Voorafgaand aan het conclaaf (de bijeenkomst voor het kiezen van de nieuwe Paus) hielden de kardinalen twaalf algemene congregaties, een soort voorvergaderingen, waarin ze de uitdagingen en prioriteiten van de kerk bespraken. Deze bijeenkomsten dienden als voorbereiding op het conclaaf, waarbij de kardinalen zich verdiepten in de huidige stand van zaken en de gewenste richting voor de toekomst. Ze wisten dus goed wat er speelde en ook wat voor paus nodig was voor de richting die de kerk op wil.

Les voor de OR: Een grondige voorbereiding is essentieel voor effectieve vergaderingen. Zorg ervoor dat alle leden de agenda en relevante documenten ruim van tevoren ontvangen, zodat zij zich kunnen voorbereiden op de bespreking. Stel per agendapunt wat het doel is: informatie delen, ideeën uitwisselen of besluitvorming? Dat van tevoren aangeven voorkomt verwarring en houdt de vergadering op koers.

Informele overeenstemming

Hoewel de precieze details van de pausverkiezing geheim zijn, suggereert de snelheid van de verkiezing dat er voorafgaand aan de formele stemrondes al informele overleggen hebben plaatsgevonden over geschikte kandidaten. Door met elkaar buiten het officiële moment te overleggen, konden de kardinalen al de nodige ideeën uitwisselen over wie voor hen de voorkeur had. Deze informele gesprekken en overleggen hebben waarschijnlijk bijgedragen aan een vlottere besluitvorming tijdens het conclaaf.

Les voor de OR: In kleinere groepen wordt het makkelijker om elkaar te begrijpen. Stel werkgroepen in of onderbreek vergaderingen om in kleinere groepen standpunten uit te wisselen. Door voorwerk te verrichten in groepen voorafgaand of tijdens een vergadering, kan er met de voltallige OR gerichter gediscussieerd worden. Dit stimuleert een vlotte besluitvorming.

Duidelijke structuur en regels

Het conclaaf volgde strikte procedures: wie mag stemmen, hoe wordt er gestemd en wat gebeurt wanneer? Dat zorgde voor duidelijkheid en rust tijdens het stemproces en de algemene gang van zaken tijdens de verkiezing.

Les voor de OR: Stel duidelijke spelregels op over hoe de vergadertijd wordt ingedeeld en benut. Denk hierbij aan tijdslimieten en besluitvormingsprocedures, om op die manier de efficiëntie van een vergadering te bevorderen. Zorg ervoor dat alle leden op de hoogte zijn van de afspraken en dat ze consequent worden toegepast. Dit helpt om de vergadering gestructureerd te laten verlopen en voorkomt onnodige vertragingen.

Focus op gezamenlijke belangen

Met een groep van 133 kardinalen uit 70 verschillende landen zijn er veel verschillende achtergronden en visies in het spel. Ondanks al die verschillen, hebben de kardinalen zich verenigd rond het gemeenschappelijke doel; de toekomst van de kerk. Dit gedeelde doel was voor de kardinalen de focus tijdens deze verkiezingen en daarvoor hebben ze hun eigen waardes minder laten meetellen, zo konden ze snel tot een overeenstemming komen voor de nieuwe paus.

Les voor de OR: Probeer tijdens discussies steeds terug te gaan naar wat jullie als OR willen bereiken voor de medewerkers én de organisatie. Laat persoonlijke voorkeuren of wensen even los en spreek elkaar aan als die onbewust toch naar de voorgrond treden. Dat helpt om sneller samen beslissingen te nemen die breed gedragen worden.

Conclusie

De snelle verkiezing van Paus Leo XIV toont aan dat zelfs complexe besluitvormingsprocessen efficiënt kunnen verlopen. De sleutel tot succes lijkt hierin de juiste voorbereiding, structuur en focus op gezamenlijke doelen. Een les die door ondernemingsraden makkelijk gekopieerd kan worden. Met een goede voorbereiding, voorbespreken in kleinere groepen, duidelijke structuren en gezamenlijke belangen kun je ook als OR je besluitvormingsprocessen aanzienlijk versoepelen.

—

Soms is het toch fijn om dit onderwerp als groep nog even extra onder de loep te nemen. Denk aan het oefenen van je eigen vergadertechnieken en hulpmiddelen in een training. Meer weten? Bezoek dan onze site, neem contact op via info@trainiac.nl of bel 085-0046615

Marloes Kool ~ Trainer & Adviseur Medezeggenschap bij TRAINIAC

TRAINIAC is gespecialiseerd in OR trainingen, advies- en begeleidingstrajecten op maat en verhoogd daarmee de waarde van ondernemingsraden.