Professioneel en betrouwbaar

OR-jaarplan helpt om professionaliteit en betrouwbaarheid te vergroten

Voor uw OR is het cruciaal om een professionele en betrouwbare partner te zijn voor uw bestuurder én achterban. Een jaarplan helpt uw OR om de professionaliteit en betrouwbaarheid te vergroten. Met een jaarplan is het niet alleen voor de OR-leden duidelijk wat er van hen verwacht wordt. Ook voor uw bestuurder en achterban is het dan duidelijk waar de OR zich voor gaat inzetten en hoe de OR haar doelen gaat realiseren. Professioneel en betrouwbaar

In een OR-jaarplan bepaalt uw OR waarop u zich het komende jaar gaat richten. Met een sterk jaarplan voorkomt u dat uw bestuurder de werkwijze van uw OR (of PVT) bepaalt. Zo houdt uw OR dus zelf de regie in handen en versterkt u uw positie en uw imago als serieuze (gespreks)partner. Voordat u begint met het opstellen van het jaarplan, evalueert u de successen en verbeterpunten van uw OR-werk. Aan de hand van deze evaluatie kunt u het OR-jaarverslag op- stellen en uw bestuurder en achterban informeren over de behaalde resultaten. Professioneel en betrouwbaar

Doelen

Door concreet in kaart te brengen wat uw OR gedaan heeft, wat succesvol was en waar verbetering nodig is, kunt u beter bepalen waarop uw OR zich nog moet gaan richten en hoe u dat het beste kunt aanpakken. Een belangrijke vraag om mee te beginnen is of u een afwachtende of actieve OR wilt zijn? Verwacht u veranderingen het komende jaar, door bijvoorbeeld een overname of reorganisatie, dan zal uw OR in eerste instantie mogelijk een iets afwachtende houding aannemen. Verwacht u in rustiger vaarwater terecht te komen, dan is het komend jaar mogelijk een mooi moment voor een proactieve aanpak en kunt u het initiatiefrecht benutten (artikel 23 WOR). Op basis van de conclusies van de evaluatie en de gekozen aanpak, bepaalt u gezamenlijk uw doelen. Formuleer uw doelen positief. Geef dus aan wat de gewenste situatie is. Wilt u bijvoorbeeld niet meer te laat geïnformeerd worden, dan luidt de positief geformuleerde doelstelling: de OR stelt zich bij organisatiewijzigingen op als actieve sparringpartner en neemt daarbij ook zelf initiatief om de nodige informatie te verkrijgen. Zorg er ook voor dat de doelen en het aantal doelen realistisch en haalbaar zijn. Veel en ambitieuze doelen zijn een mooi streven, maar als het onmogelijk blijkt om ze te realiseren in de beperkte tijd die OR-leden tot hun beschikking hebben, zal dat vooral frustreren en demotiveren. Kies dan liever wat minder en minder ambitieuze doelen waarvan u aan het eind van het jaar wel kunt zeggen dat ze behaald zijn. Dat werkt niet alleen motiverend voor de OR-leden maar kweekt ook vertrouwen bij uw bestuurder én achterban. Professioneel en betrouwbaar

Stem de doelen voor uw OR af op de behoeften van uw achterban!

Staar u bij het bepalen van de OR-doelen niet blind op uw eigen OR en agenda. Raadpleeg uw achterban! Zo komt u niet alleen tot doelen die daadwerkelijk aansluiten op de behoefte van uw achterban, maar u creëert ook draagvlak voor uw doelen. Dit versterkt uw onderhandelpositie ten opzichte van uw bestuurder. Het belang om die doelen te realiseren is immers groter als ze effect hebben op (een groot deel van) uw achterban. Raadpleegt u uw achterban, zorg dan voor een passende vraagstelling.

Pas op dat u bijvoorbeeld in de formulering van uw vragen niet te sturend bent, waardoor uw eigen mening of voorkeur doorklinkt. Dat zou de antwoorden van uw achterban kunnen beïnvloeden. Gebruik dus objectieve formuleringen en stel open vragen. Een ander punt van aandacht is de manier waarop u uw achterban raadpleegt. Kies een methode die goed past bij de manier van werken in uw organisatie. Heerst er bijvoorbeeld een formele bedrijfscultuur waarbij alles zwart op wit gezet wordt, dan levert een inloopspreekuur waarin werknemers persoonlijk hun doelen kunnen indienen mogelijk weinig op. Een enquête heeft dan misschien de voorkeur. Heerst er juist een informele bedrijfscultuur, dan zijn werknemers misschien huiverig om hun gedachte op papier te zetten. U kunt er ook voor kiezen om uw collega’s actief te benaderen en in gesprek te gaan. Vraag hen bijvoorbeeld naar voorkeuren binnen een aantal geselecteerde onderwerpen. Het voordeel hiervan is dat u ook kunt doorvragen en meer informatie kunt verzamelen. Professioneel en betrouwbaar

Stappen

Weet u eenmaal wát uw OR gaat doen het komend jaar, dan is het tijd om te bepalen hóe uw OR dat gaat realiseren. Alle OR-leden moeten weten welke stap- pen de OR gaat nemen om de doelen te behalen en welke bijdrage zij daar- aan kunnen leveren. Formuleer de te nemen stappen daarom zo concreet mogelijk. Het doel ‘De OR wordt een actieve sparringpartner’ is bijvoorbeeld nog heel abstract. U kunt dit concreter maken door er bijvoorbeeld de volgende stappen aan toe te voegen:

• De taken goed verdelen tussen de OR- leden onderling.
• Elke vergadering vragen naar de organisatiewijzigingen of de plannen die gemaakt worden.
• Veranderingen en plannen continu monitoren en uw bestuurder vragen om een maandelijkse update.
• Naast de reguliere overlegvergaderingen ook één keer per maand informele overleggen inplannen tussen het dagelijks bestuur en de bestuurder.
• Deskundige inschakelen bij complexe aangelegenheden.
• Agendapunten grondig inhoudelijk voorbereiden zodat uw OR een waardevolle gesprekspartner is.
• Binnen één week reageren op een ad- vies of instemmingsaanvraag van uw bestuurder en kort en op hoofdlijnen aangeven wat hij van uw OR mag verwachten en wanneer. Eventueel kunt u dan ook meteen concrete vragen stellen of een verzoek om aanvullende informatie doen.
• Uw advies of reactie op een instemmingsverzoek constructief opstellen en tijdig aan uw bestuurder sturen.

Taakverdeling

Zijn de doelen en stappen concreet geformuleerd, dan kunt u de taken ver- delen. Kijk eerst naar wat uw OR al in huis heeft en wat er nog nodig is om de doelen te realiseren. Heeft uw OR bijvoorbeeld meer kennis van bepaalde zaken nodig of kunt u daarvoor deskundigen inschakelen? Een taakverdeling voor het doel ‘een sparringpartner worden’ kan er als volgt uitzien:

• overleg inplannen -> OR-secretaris;
• agendapunt toevoegen: organisatiewijzigingen -> OR-secretaris;
• maandelijks update vragen bij de bestuurder -> OR-voorzitter;
• training over organisatiestructuren en verdieping adviesrecht -> OR;
• tijdig planning maken -> secretaris; ▪ shortlist maken met experts en adviseurs voor diverse vakgebieden -> OR;
• training effectief vergaderen -> OR.

Presenteren

Is het jaarplan eenmaal in kannen en kruiken, dan kunt u het presenteren aan uw bestuurder. Zo is hij ook op de hoogte van en betrokken bij uw doelen.

Zet het dus tijdig op de agenda. Let bij de presentatie op de volgende zaken:

• Maak het aantrekkelijk voor de bestuurder. Bestuurders geven vaak vooral om het resultaat. Houd het dus overzichtelijk en richt u vooral op de doelen. Hoe draagt de OR bij aan de organisatie en wat levert het op?
• Zorg dat de noodzaak om de kosten te maken helder is en verklaar de kosten door ze te vergelijken met gemiddelde prijzen of de richtbedragen van de SER (OR-scholing).
• Maak duidelijk hoe de bestuurder of bijvoorbeeld de afdeling HR kan bijdragen aan het realiseren van de doelen die de OR zich gesteld heeft.
• Voorzie de bestuurder na afloop van een samenvatting van het jaarplan. Zo heeft hij een kort overzicht op basis waarvan hij vragen kan stellen.
• Informeer ook uw achterban over uw plannen. Zo weet de achterban wat uw OR doet met aangedragen ideeën.

Wees creatief in het delen van uw plannen. Presenteer het jaarplan van uw OR bijvoorbeeld tijdens de nieuwjaarsborrel of organiseer een lunchbijeenkomst. Zo zult u er meer aandacht voor krijgen. Professioneel en betrouwbaar

Neem de OR-agenda op in uw jaarplan

Het is handig als u in uw jaarplan niet al- leen benoemt wanneer u welke stappen neemt om de doelen te bereiken, maar als u ook zaken opneemt zoals:

• OR-vergaderingen;
• overlegvergaderingen met uw bestuurder;
• nieuwsbrieven;
• scholingsdagen voor uw OR;
• uw OR-Jaarverslag
• bespreken van financiële stukken met uw bestuurder, zoals de jaarrekening en de begroting;
• uw gesprek met de arbodienst of bedrijfsarts;
• de update van de RI&E en het bijbehorende plan van aanpak (PVA);

Zo’n agenda geeft u een overzicht van uw jaar. Dat maakt het makkelijker om tot een haalbare planning te komen en verkleint de kans dat zaken er onbedoeld bij inschieten.

Voor (nog) meer informatie kunt u terecht bij Peter Reinerink, trainer & adviseur medezeggenschap

E-mail: peter@trainiac.nl