Mag de OR zelfstandig contact opnemen met de Raad van Commissarissen?

De ondernemingsraad (OR) speelt een cruciale rol in het besluitvormingsproces binnen organisaties. Een vraag die vaak opkomt bij OR-leden is of zij zelfstandig contact mogen opnemen met de Raad van Commissarissen (RvC). Ja, de OR mag zelfstandig contact opnemen met de RvC. Dit recht is verankerd in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), die de OR positioneert als een zelfstandig orgaan binnen de organisatie. Hoewel er geen expliciete verplichting bestaat voor regelmatig overleg tussen OR en RvC, zijn er verschillende situaties waarin direct contact waardevol kan zijn.

Mag de OR zelfstandig contact opnemen met de Raad van Commissarissen?

Ja, de ondernemingsraad heeft het wettelijke recht om zelfstandig contact op te nemen met de Raad van Commissarissen. Dit recht vloeit voort uit de positie van de OR als zelfstandig orgaan binnen de organisatie, zoals vastgelegd in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). De OR is niet verplicht om toestemming te vragen aan de bestuurder voor contact met de RvC.

De juridische basis hiervoor ligt in artikel 24 lid 2 van de WOR, waarin staat dat de RvC (of een delegatie daarvan) verplicht is deel te nemen aan bepaalde overlegvergaderingen. Specifiek gaat het om vergaderingen waarin de algemene gang van zaken van de onderneming wordt besproken. Dit impliceert dat er een directe communicatielijn tussen OR en RvC mogelijk en zelfs wenselijk is.

Daarnaast hebben veel organisaties in hun eigen statuten of reglementen aanvullende bepalingen opgenomen over het contact tussen OR en RvC. Deze kunnen de wettelijke basis verder versterken en concretiseren. Het is daarom altijd verstandig om de specifieke regels binnen je eigen organisatie te kennen.

In de praktijk betekent dit dat de OR een brief kan sturen, een e-mail kan versturen of telefonisch contact kan opnemen met (leden van) de RvC zonder tussenkomst van de bestuurder. De bestuurder informeren over dit contact is geen wettelijke verplichting, maar kan wel bijdragen aan transparantie en een goede werkrelatie.

Wanneer is het zinvol voor de OR om contact op te nemen met de RvC?

Direct contact tussen de OR en de RvC is niet in alle situaties noodzakelijk of strategisch slim. Er zijn echter specifieke omstandigheden waarin rechtstreekse communicatie bijzonder waardevol kan zijn:

• Bij reorganisaties of overnames – Wanneer er ingrijpende veranderingen plaatsvinden die de continuïteit van de organisatie of de werkgelegenheid raken, kan direct contact met de RvC zinvol zijn. De RvC heeft immers een toezichthoudende rol bij dergelijke besluiten.
• Bij verschil van inzicht met de bestuurder – Als er een fundamenteel verschil van mening bestaat tussen OR en bestuurder over belangrijke onderwerpen, kan de RvC als onafhankelijke partij een bemiddelende rol spelen.
• Bij zorgen over bedrijfsvoering of governance – Wanneer de OR signalen opvangt over mogelijke problemen in de bedrijfsvoering of governance die de RvC zou moeten weten, kan direct contact gepast zijn.
• Bij strategische koerswijzigingen – Als de organisatie voor belangrijke strategische keuzes staat waarbij de OR een andere visie heeft dan het bestuur, kan het waardevol zijn deze rechtstreeks met de RvC te delen.

Het is belangrijk om te beseffen dat de RvC primair een toezichthoudende rol heeft en niet bedoeld is als beroepsinstantie voor alledaagse meningsverschillen tussen OR en bestuurder. Contact met de RvC is vooral zinvol bij onderwerpen die raken aan de strategische koers, continuïteit, of governance van de organisatie.

Hoe bereid je als OR een gesprek met de RvC goed voor?

Een goed voorbereid gesprek met de RvC vergroot de kans op een constructieve uitkomst aanzienlijk. Volg deze stappen voor een effectieve voorbereiding:

1. Formuleer een duidelijk doel – Bepaal vooraf wat je wilt bereiken met het gesprek. Is het informatief, consultatief of wil je de RvC overtuigen van een bepaald standpunt?
2. Verzamel relevante documentatie – Onderbouw je standpunten met feiten, cijfers en concrete voorbeelden uit de organisatie. Zorg dat je argumenten goed onderbouwd zijn.
3. Stel een heldere agenda op – Maak een beknopte maar complete agenda met de onderwerpen die je wilt bespreken. Stuur deze vooraf naar de RvC zodat zij zich ook kunnen voorbereiden.
4. Bepaal je delegatie – Kies zorgvuldig welke OR-leden deelnemen aan het gesprek. Selecteer leden die inhoudelijk sterk zijn op de betreffende onderwerpen en die goed kunnen communiceren.
5. Bereid kernboodschappen voor – Formuleer enkele kernboodschappen die je in ieder geval wilt overbrengen. Zorg dat deze helder, beknopt en overtuigend zijn.

Het is ook verstandig om vooraf te oefenen met mogelijke vragen en tegenargumenten. Commissarissen zijn vaak ervaren bestuurders die kritische vragen zullen stellen. Door hierop voorbereid te zijn, kom je sterker over tijdens het gesprek.

Denk ook na over de toon van het gesprek. Een constructieve, oplossingsgerichte benadering werkt meestal beter dan een confronterende houding. Laat zien dat je als OR meedenkt vanuit het belang van de gehele organisatie.

Wat zijn de valkuilen bij direct contact tussen OR en RvC?

Hoewel direct contact tussen OR en RvC waardevol kan zijn, zijn er ook potentiële risico’s en valkuilen waar je als OR op moet letten:

Beschadiging van de relatie met de bestuurder – Als de bestuurder het gevoel krijgt dat de OR ‘over zijn hoofd heen’ naar de RvC stapt, kan dit de werkrelatie onder druk zetten. Overweeg daarom altijd of je de bestuurder vooraf informeert over je voornemen contact op te nemen met de RvC.

Verkeerde verwachtingen – De RvC is geen besluitvormend orgaan in de dagelijkse bedrijfsvoering en kan niet direct ingrijpen in operationele kwesties. Zorg dat je realistische verwachtingen hebt van wat een gesprek met de RvC kan opleveren.

Onvoldoende voorbereiding – Een slecht voorbereid gesprek kan contraproductief werken en de geloofwaardigheid van de OR ondermijnen. Commissarissen zijn gewend aan goed onderbouwde argumenten en professionele presentaties.

Politieke gevoeligheden negeren – In sommige organisaties kan contact tussen OR en RvC politiek gevoelig liggen. Wees je bewust van de organisatiecultuur en ongeschreven regels voordat je direct contact zoekt.

Te incidenteel contact – Als je alleen contact zoekt met de RvC bij problemen, ontstaat er geen duurzame relatie. Overweeg ook periodiek contact in rustige tijden om een goede werkrelatie op te bouwen.

Om deze valkuilen te vermijden is het belangrijk om strategisch na te denken over het moment, de vorm en de inhoud van je contact met de RvC. Transparantie naar alle betrokkenen en een constructieve houding zijn hierbij essentieel.

Hoe versterk je als OR de structurele relatie met de RvC?

Voor een duurzame en effectieve relatie tussen OR en RvC is het verstandig om verder te kijken dan incidenteel contact. Hier zijn strategieën om een structurele werkrelatie op te bouwen:

Formaliseer het contact – Maak afspraken over de frequentie en vorm van overleg tussen OR en RvC. Dit kan bijvoorbeeld door jaarlijks één of twee formele overlegmomenten in te plannen, los van de wettelijk verplichte overlegvergaderingen.

Wissel informatie uit – Stuur relevante OR-documenten zoals jaarverslagen, belangrijke adviezen of instemmingsbesluiten ook naar de RvC. Dit houdt commissarissen op de hoogte van OR-activiteiten en -standpunten.

Organiseer informele ontmoetingen – Naast formele overleggen kunnen informele ontmoetingen, zoals een gezamenlijke lunch of werkbezoek, bijdragen aan wederzijds begrip en vertrouwen.

Investeer in kennis en vaardigheden – Zorg dat OR-leden voldoende kennis hebben van governance en de rol van de RvC. Specifieke OR-trainingen kunnen helpen om effectiever te communiceren met commissarissen.

Vraag om professionele begeleiding – Bij complexe trajecten of wanneer de relatie onder druk staat, kan externe advies & begeleiding voor ondernemingsraad waardevol zijn om de communicatie te verbeteren.

Een goede relatie met de RvC versterkt de strategische positie van de OR binnen de organisatie. Door structureel en weloverwogen te investeren in deze relatie, kan de OR effectiever bijdragen aan goed ondernemingsbestuur en daarmee aan het succes van de organisatie als geheel.

Door deze aanpak te volgen, positioneert de OR zich als een serieuze gesprekspartner voor zowel bestuurder als RvC, wat de medezeggenschap binnen de organisatie naar een hoger niveau tilt.