Vervangende instemming bij het instemmingsrecht

Een rechtsgang voorkomen is beter dan genezen

De ondernemingsraad (OR) heeft instemmingsrecht op het moment dat de bestuurder een voorgenomen besluit neemt over alle zaken die benoemd worden in het limitatieve rijtje van artikel 27 WOR lid 1. Het kan voorkomen dat de OR niet instemt met een verzoek. Volgens artikel 27 lid 4 van de WOR heeft de bestuurder op dat moment twee keuzes, het voorgenomen besluit intrekken of voor vervangende instemming naar de kantonrechter gaan.

Vervangende instemming

Om uit te leggen wat vervangende instemming is, pakken we terug op de procedure bij een instemmingsaanvraag.

1. De bestuurder heeft een besluit in voorbereiding.
2. De OR ontvangt het instemmingsverzoek schriftelijk.
3. De OR verdiept, schakelt eventueel een deskundige in, en formuleert vragen.
4. Minimaal één overlegvergadering waarbij ruimte is voor vragen en extra toelichting.
5. Zo spoedig mogelijk na de overlegvergadering verleent de OR wel of geen instemming.
6. De bestuurder neemt een besluit.

Wanneer de OR geen instemming verleent, kan de bestuurder om vervangende instemming vragen aan de kantonrechter. Dit is een maatregel die de bestuurder de mogelijkheid biedt om door te gaan met een voorgenomen besluit, wanneer de OR geen instemming verleent. Deze stap kan gezet worden als er sprake is van een zwaarwegend belang en/of wanneer de OR onredelijk is door niet in te stemmen. De bestuurder zal de kantonrechter verzoeken hier een oordeel over te vellen.

Een onredelijke OR?

Het oordelen of de OR onredelijk is, kan lastig zijn. Onredelijkheid is een subjectief begrip. Er zijn een aantal zaken waar de OR op kan letten, om te voorkomen dat het handelen als onredelijk wordt bestempeld. Welk gedrag wordt als onredelijk gezien?

1. Niet instemmen zonder het aanleveren van argumenten.
2. Niet goed onderbouwen van de impact van het besluit op de organisatie.
3. Geen constructief overleg voeren. Niet actief zoeken naar oplossingen of alternatieven met de bestuurder omdat de OR hier niet voor open staat.
4. Handelen vanuit persoonlijk belang in plaats van organisatiebelang.

Bij een redelijkheidstoetsing zal de kantonrechter de argumenten van beide partijen tegen elkaar afwegen. Belangrijk voor de OR is dat het niet verlenen van instemming goed onderbouwd wordt. Als er achterbanraadpleging is geweest, kan het helpen om de uitkomst hiervan te gebruiken in de onderbouwing. Hou er rekening mee dat een medewerker binnen de organisatie over het algemeen met argumenten komt vanuit persoonlijk belang, terwijl de OR als grotere doelstelling het belang van de organisatie in het achterhoofd dient te houden.

Zwaarwegende belangen

Zwaarwegende belangen zijn belangrijke redenen of omstandigheden waardoor het nemen van een besluit zonder instemming van de OR gerechtvaardigd is. Deze belangen wegen zo zwaar dat het nemen van dit besluit nodig is voor het goed functioneren of voor het welzijn van de organisatie. Onderstaand een aantal voorbeelden van situaties waarin het kan gaan om zwaarwegende belangen.

1. De financiële situatie van de organisatie. Het kan voorkomen dat instemming benodigd is om te zorgen dat de organisatie financieel gezien stabiel kan blijven.
2. Wettelijke verplichtingen waaraan de organisatie moet voldoen.
3. Bij veiligheid spreken we heel snel over een zwaarwegend belang.
4. De continuïteit van de organisatie. Denk aan de concurrentiepositie, aan bepaalde ‘crisissituaties’, aan het doorgroeien en innoveren of aan het voortbestaan van de organisatie.

Bij deze zwaarwegende belangen is het belangrijk dat de bestuurder goed onderbouwt waarom het nemen van dit besluit zonder instemming van de OR gerechtvaardigd is. Hierbij wordt gekeken naar de impact op de organisatie, op de werknemers en op eventuele andere belanghebbenden. Het is lastig om een harde definitie aan de term zwaarwegende belangen te geven en dus geldt hierbij dat de interpretatie van de rechter een rol speelt.

Rechtsgang voorkomen

Het advies luidt om een rechtsgang te voorkomen. Het is niet goed voor de verhouding tussen de OR en de bestuurder, het kost geld en alles is openbaar terug te lezen. Ook zul je na afloop van de rechtszaak weer met elkaar rond de tafel moeten. Om te voorkomen dat het zo ver komt, is het belangrijk om een constructieve samenwerking met de bestuurder te hebben, waarbij vertrouwen in elkaar voorop staat. Een aantal tips die hierbij helpen zijn:

1. Houd de communicatie met de bestuurder open en eerlijk, waarbij ruimte is voor standpunten van zowel de OR als de bestuurder.
2. Spreek af dat de OR vroeg betrokken wordt in het proces. Hierdoor is het mogelijk om van tevoren al invloed te hebben op de precieze invulling van het voorgenomen besluit.
3. Houd het doel van de OR voor ogen: een bijdrage leveren aan het goed functioneren van de organisatie in al haar doelstellingen. Op die manier is het makkelijker om als OR een besluit te nemen dat in het belang is van de organisatie.
4. Wanneer het gaat neerkomen op het niet verlenen van instemming is het belangrijk dat dit goed onderbouwt wordt, zodat jullie hierover in gesprek kunnen gaan.
5. Win advies in bij een deskundige over de zaak die voorligt, zodat het standpunt daadwerkelijk in lijn is met relevante wetgeving.

Jurisprudentie

Recent speelde er een rechtszaak rondom een Nederlands vervoersbedrijf waarbij het ging om het instellen van een verlofplafond. De OR stemde niet in en de bestuurder richtte zich tot de rechter. De bestuurder vond het onredelijk dat de OR geen instemming verleende omdat er zwaarwegende bedrijfsbelangen meespeelden. De bestuurder stelde dat de organisatie niet volgens dienstregeling zou kunnen rijden zonder het verlofplafond en dat de concurrentiepositie in het gedrang zou komen. De OR gaf aan dat de bestuurder dit niet genoeg onderbouwd had en dat het voorstel tegen het wettelijk uitgangspunt voor vakanties in ging. De kantonrechter oordeelde in dit geval dat de OR haar werk goed had gedaan en gaf geen vervangende instemming. Er blijft dus wel degelijk de mogelijkheid dat de OR in het gelijk wordt gesteld door de kantonrechter.

Conclusie

Het instemmingsrecht van de OR is een waardevol middel om invloed uit te kunnen oefenen binnen de organisatie. Het is goed om er bewust van te zijn dat niet instemmen met een voorgenomen besluit, zonder duidelijke argumentatie en/of bij aanwezigheid van zwaarwegende belangen, ertoe kan leiden dat de bestuurder naar de kantonrechter stapt voor vervangende instemming. Aan de andere kant is het ook goed om niet op te geven als de OR zeker weet dat de argumenten om niet in te stemmen goed zijn. Kortom, het streven naar een constructieve samenwerking met de bestuurder staat voorop. Niemand zit er immers op te wachten om met elkaar in een rechtszaak te belanden.

Monique Versteege-Rommers ~ Trainer & Adviseur Medezeggenschap bij TRAINIAC

TRAINIAC is gespecialiseerd in OR trainingen, advies- en begeleidingstrajecten op maat en verhoogd daarmee de waarde van ondernemingsraden. Benieuwd wat we voor uw OR kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.