Instemmingsrecht: Verdiep je!

Een onderwerp waar veel over geschreven is en waar ondernemingsraden regelmatig mee te maken krijgen is het instemmingsrecht.

 

Artikelen, publicaties en boeken over het instemmingsrecht zijn er genoeg. Je zou dan denken dat iedere ondernemingsraad en bestuurder zou weten wat het instemmingsrecht precies is en hoe je dit moet toepassen in de praktijk. Toch blijkt er over het instemmingsrecht regelmatig discussie te zijn. In dit artikel gaan we in op wat het instemmingsrecht nu precies is, wat niet en waar je op moet letten.

Wat is het?

Het instemmingrecht staat beschreven in artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden en verplicht de bestuurder om instemming te vragen bij vaststelling, wijziging of intrekking van regelingen die genoemd staan in artikel 27 lid 1 van de WOR. Zonder instemming van de or mag de bestuurder de vaststelling, wijziging of intrekking niet uitvoeren. Zoek gerust online even dit artikel op en bekijk de onderwerpen die instemmingsplichtig zijn. Je zult zien dat het een hele opsomming is en dat het vooral beleidsmatige regelingen zijn. Belangrijk om te weten is dat er alleen sprake van een instemmingsplichtig onderwerp is wanneer het onderwerp in deze opsomming genoemd staat. Staat een regeling niet genoemd in artikel 27 lid 1 WOR, dan is er geen dus sprake van een instemmingsplichtig onderwerp.

Wat is het niet?

Het geldt zoals gezegd alleen over die onderwerpen die genoemd staan in artikel 27 lid 1 WOR. Alle andere beleidsmatige onderwerpen zijn dus niet instemmingsplichtig. Het instemmingsrecht gaat ook niet over arbeidsvoorwaarden, maar over een aantal “arbeidsvoorwaardelijke” regelingen. Het verschil? Een voorbeeld: Een arbeidsvoorwaarden is het aantal vakantiedagen dat je hebt. De arbeidsvoorwaardelijke regeling is dat een werknemer bijvoorbeeld in de zomermaanden minimaal twee weken aaneengesloten verlof op dient te nemen.

Het proces

Zoals altijd in wetgeving is het correct volgen van het proces bijzonder belangrijk. Waarom is dit zo belangrijk? Omdat iedere “belanghebbende” bezwaar kan maken indien het proces rond instemmingsrecht niet volgens de wet verlopen is. Dit kan gevolgen hebben voor de uitvoering, danwel implementatie van de regeling. Wie zijn dan die belanghebbenden? Dit kan de or natuurlijk zelf zijn, maar ook een werknemer en, indien een vakbond leden heeft in het bedrijf, de vakbond. Zorg dus als or en bestuurder dat jullie samen het proces goed doorlopen om discussie achteraf te voorkomen. Het proces is zoals gezegd belangrijk en bestaat uit een aantal stappen.

Stap 1: de bestuurder geeft in een overlegvergadering aan welke besluiten in voorbereiding zijn die instemmingsplichtig zijn. De bestuurder en or maken dan ook afspraken wanneer de or betrokken gaat worden. Dat betekent dus ook dat een instemmingsverzoek nooit een verrassing kan zijn voor de or. Het instemmingsverzoek is immers al aangekondigd in een eerdere overlegvergadering en dit is ook terug te lezen in de notulen van die vergadering.

Stap 2: De or ontvangt het instemmingsverzoek. Dit mag in een overlegvergadering, maar mag ook daarbuiten. Belangrijk hierin is wel dat het instemmingsverzoek compleet is. In artikel 27 lid 2 staat beschreven welke informatie in het instemmingsverzoek moet terugkomen. Allereest moet het voorgenomen besluit schriftelijk worden voorgelegd aan de or. In dit schriftelijke instemmingsverzoek staan het voorgenomen besluit, de beweegredenen van het voorgenomen besluit en de te verwachten gevolgen voor de werknemers.

Stap 3: De or bespreekt het instemmingsverzoek. Er kunnen vragen geformuleerd worden of, afhankelijk van de complexiteit,  kan er besloten worden om een extern deskundige in te huren om hen te begeleiden bij het instemmingstraject. Let op: mocht je een extern deskundige willen inhuren. Geef dit aan bij de bestuurder. Deze hoeft geen toestemming te geven, maar moet wel op de hoogte zijn van de inhuur.

Stap 4: Er moet minimaal één overlegvergadering plaatsvinden. Dat betekent dus ook dat het instemmingsverzoek minimaal één keer geagendeerd moet zijn op de overlegvergadering en de behandeling van het instemmingsverzoek dus ook minimaal één keer in de notulen van een terug te vinden moet zijn. In dit overleg kan de bestuurder toelichting geven en de eventuele vragen van de or beantwoorden. Dit is dus ook het moment waarop de or met de bestuurder kan onderhandelen over het voorgenomen besluit. Let op: er moet minimaal één overlegvergadering plaatsvinden waarin het instemmingsverzoek besproken wordt. Dat betekent niet dat je het bij één vergadering hoeft te houden. Je kunt dus indien nodig in meerdere overlegvergaderingen aandacht besteden aan het instemmingsverzoek.

Stap 5: De vergaderingen zijn geweest. De vragen zijn gesteld en de antwoorden zijn ontvangen. De or is nu in staat gesteld om een weloverwogen besluit te nemen. Dit is de stap waarin de or het besluit gaat nemen en dit schriftelijk bij de bestuurder kenbaar gaat maken. Kort door de bocht gesteld zijn er twee opties voor de or. Je stemt wel in of je stemt niet in. Indien je instemt kan dit vaak een kort bericht zijn. De or stemt immers in. Als de or besluit om niet in te stemmen met het voorgenomen besluit, dan is het verstandig om dit goed te beargumenteren.

Stap 6: Als de bestuurder het besluit om wel of niet in te stemmen ontvangen heeft van de or, dan neemt de bestuurder een besluit. Dit besluit kan zijn dat hij overgaat tot uitvoering van het besluit omdat er instemming gegeven is door de or. De bestuurder geeft dan ook de datum van uitvoering aan. Het kan ook zo zijn dat de or niet heeft ingestemd. De bestuurder kan dan besluiten om niet over te gaan tot uitvoering van het besluit aangezien er geen instemming gegeven is door de or. De bestuurder kan ook besluiten om de kantonrechter te verzoeken om vervangende instemming te geven aangezien de or geen instemming heeft gegeven. De bestuurder krijgt deze vervangende instemming van de kantonrechter alleen als deze vindt dat het onredelijk is van de or om niet in te stemmen. Om deze reden is het ook zo belangrijk voor de or om goed te beargumenteren waarom er geen instemming door de or gegeven wordt.

Geen instemming gevraagd

Als je kijkt naar de discussies tussen de or en de bestuurder over het instemmingrecht gaan deze voornamelijk over de vraag: Is deze wijziging instemmingsplichtig? Als de bestuurder ervan overtuigd is dat een voorgenomen wijziging niet instemmingsplichtig is zal deze niet ter instemming worden voorgelegd aan de or. De or kan echter vinden dat de wijziging wel instemmingsplichtig is. Op het moment dat de bestuurder een besluit wil nemen of genomen heeft waarvan de or stelt dat het instemmingsplicht is, dan heeft de or de gelegenheid om binnen één maand de nietigheid van het besluit in te roepen. Indien de bestuurder al overgegaan is tot uitvoering kan de or de bestuurder verzoeken om het besluit ongedaan te maken.

Verdiep je!

De bestuurder is zich vaak van geen kwaad bewust. Het was toch geen instemmingsplichtig onderwerp? Waarom dan een nietigheidsverklaring? Om deze reden is het belangrijk voor zowel or als bestuurder (en HR) om goed op te de hoogte te zijn van het instemmingsrecht. Er zijn veel uitspraken van rechters die niet nodig waren geweest als zowel de or als de bestuurder zich iets meer verdiept hadden in dit onderwerp.

Mark Capel

Directeur TRAINIAC

mark@trainiac.nl

Een ondernemingsraad oprichten? OR-verkiezingen organiseren?
Of is er net een nieuwe OR gekozen en wil je direct goed van start?
Wij helpen je graag verder!

Contact
TRAINIAC