Goed begin is het halve werk

Communicatie voor de (op)startende ondernemingsraad; Goed begin is het halve werk

Door de organisatie mee te nemen in het proces van het opzetten van de or, zal de or er een ‘bekend merk’ worden. Aan de nieuwe or om die communicatie door te zetten. Een goed begin is het halve werk.

Als een ondernemingsraad een nieuw fenomeen is in de organisatie, komt er heel wat af op de nieuwe or. Niet alleen zullen de or en de bestuurder moeten wennen, maar het is voor alle medewerkers een belangrijke verandering. Door alle betrokkenen te betrekken bij dit proces, wordt er een basis gelegd voor de achterbancommunicatie.

De initiatiefnemer

Voor veel bestuurders is een or opzet- ten een hele stap. Maar een ondernemingsraad is nou eenmaal vanaf een bepaald moment onvermijdelijk. Zo is een or verplicht volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) wanneer een organisatie minimaal 50 werknemers telt. Bij organisaties met minder dan 50 werknemers kan de bestuurder ook vrijwillig een or oprichten. Als de ondernemer niet zelf het initiatief hiertoe neemt, kunnen werknemers ook vragen om een or op te richten.

Merk

Als een ondernemingsraad nog geen bekend begrip is in de organisatie, dan is eerste stap in de communicatie om de ondernemingsraad alvast “in de week te leggen”. Er zullen vast en zeker collega’s zijn die zich ook uitspreken over het belang van de medezeggenschap of interesse voor de ondernemingsraad. De bestuurder kan aankondigen dat een or gaat worden opgericht, en polsen of er interesse is om in de voorbereidingscommissie plaats te nemen. Hoe eerder de or wordt genoemd, hoe sneller de ondernemingsraad een “merk” gaat worden in de organisatie.

Het (voorlopig) reglement

Het is aan een voorbereidingscommissie om, in overleg met de bestuurder, een voorlopig reglement op te stellen voor het oprichten van een or. Van een aantal zaken is het verplicht om in dit reglement op te nemen. Denk bijvoorbeeld aan het aantal zetels, het kiesstelsel, de wijze van stemmen, de bewaartermijn van de stemmen, een voorziening voor tussentijdse vacatures, de zittingstermijn en een bezwaarprocedure. Het is aan te raden om vooraf afspraken te maken met de bestuurder over hoeveel tijd er aan de or kan worden besteed, of welke faciliteiten er beschikbaar er zijn. Door hier duidelijkheid in te scheppen, weten de (kandidaat) or-leden waar ze aan toe zijn.
Een formeel moment om aan de organisatie te laten weten dat er een proces gaande is, is om het voorlopig reglement te delen. Dit reglement kan worden gedeeld via e-mail, intranet, in postervorm of geprint worden neergelegd, zodat werknemers het reglement ook kunnen inzien. Een belangrijk aandachtspunt is om ook al bij dit reglement rekening te houden met de samenstelling van en het opleidingsniveau binnen de organisatie. Zorg dat het overzichtelijk en begrijpelijk is.

Door de verkiezingen staat de or in het middelpunt van de belangstelling

Jezelf en de or “verkopen”

De voorbereidingscommissie organiseert de verkiezingen. In het voorlopig reglement staat beschreven hoe dit moet. De leidraad is hier het tijdspad van de verkiezingen. Houd er rekening mee dat bepaalde stappen wellicht wat meer tijd kunnen kosten. Wees hier in de communicatie duidelijk in richting de medewerkers. Een or is niet binnen een week opgericht.
Op het moment dat is aangekondigd wanneer er verkiezingen gaan plaatsvinden, is het aan de voorbereidingscommissie om de or te “verkopen” aan de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan met een presentatie. Doel van de presentatie is om medewerkers te enthousiasmeren zich kandidaat te stellen voor de aanstaande or-verkiezing. In de presentatie worden zo de meest gehoorde bezwaren weggenomen en de voordelen en het belang van een or benadrukt. Hopelijk zijn er door de presentatie genoeg aanmeldingen. De kandidaat-or-leden hebben de mogelijkheid om campagne te voeren. Denk aan het voorstellen van de kandidaatsleden door middel van een debat, interviews, posters, pitch, filmpjes of ludieke acties.

Dan is het moment van de waarheid aangebroken, wanneer de kersverse or-leden worden gekozen.

De kersverse or

De verkiezingsuitslagen zijn bekend- gemaakt, de or-leden zijn verkozen en vanaf dat moment is de or opgericht. Door de verkiezingen staat de or in het middelpunt van de belangstelling. Nu is het van belang om dit contact warm te houden. De bestuurder speelt hier ook een rol in. De ondernemer heeft niet alleen de plicht om de ondernemingsraad in te stellen, maar na die instelling heeft hij ook verder nog verplichtingen. Als een bestuurder aangeeft de or te zien als een serieus orgaan, zal dat direct invloed hebben om het imago van de or. Door samen, bestuurder en or, gezamenlijke doelen en verwachtingen te presenteren, zal dit bijdragen aan de professionaliteit en het draagvlak van de or.

De or kan deze doelen gebruiken in de verslaglegging. Vergeet hier ook het vernieuwde reglement en het jaarverslag niet. Voor de achterban is het ook interessant om te weten wat de successen zijn en wat de vooruitgang is van de or. Door veel te blijven communiceren is de or transparant in het proces, consequent in contactmomenten en toegankelijk voor de medewerkers. Een goed begin is het halve werk!

Tips: de houding van de or

• Het is belangrijk dat de startende or één stem naar buiten heeft. Intern mag de or natuurlijk stevige discussies hebben maar naar buiten toe is het van belang dat er één front is.
• Maak met de bestuurder duidelijke afspraken over geheimhouding (artikel 20 WOR). Niet alleen over het specifieke onderwerp van geheimhouding maar ook over de duur van de geheimhouding, en over wie er in de organisatie nog meer van op de hoogte zijn.
• Luister naar de achterban zonder te overtuigen of defensief te zijn. Het is voor de achterban van belang dat de or onbevooroordeeld luistert.
• Geef altijd een terugkoppeling na het ontvangen van input, ook al is het geen or-gerelateerd onderwerp.
• Herhaal in een nieuwsbrief wat de or ook alweer is, wat de taken zijn en wat de toegevoegde waarde is. De achterban is niet altijd even intensief bezig met de or, waardoor dit nog weleens naar de achtergrond verdwijnt. Laat ze niet zo- maar de or vergeten.