Elk jaar een vers Plan van Aanpak!

Wet aangescherpt voor RI&E en PvA 

 

Wanneer pas je de RI&E en het bijbehorende Plan van Aanpak aan? De or kan daarin zijn rol claimen, zeker na een recente wetswijziging.

Elk jaar een vers Plan van Aanpak! ‘Zo dikwijls als de omstandigheden daartoe aanleiding geven’ is de vrije vertaling uit de Arbowet over het wanneer voor het vernieuwen, aanpassen en bijwerken van de RI&E. Deze interpretatievrijheid leidt al jaren tot papieren tijgers in plaats van een actief en praktijkgericht beleid. De wetswijzigingen van 2022 zijn een stap in de goede richting. Maar hoe kan de or bijdragen aan de toepassing hiervan?

 

Doelmatig en effectief

De Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) en het Plan van aanpak (PvA) zijn instemmingsplichtig. Het is dus aan de or (of de hiervoor ingestelde commissie) om aan te geven waar deze beleidsstukken aan moeten voldoen, zodat de or hierachter kan staan en zijn instemming kan verlenen.

Doelmatigheid en effectiviteit zijn hierbij enkele van de belangrijkste criteria. Maar wanneer voldoet het beleid hieraan? En hoe zorgen we ervoor dat we dit bereiken? De antwoorden hierop liggen veelal in de afspraken over het proces van RI&E, de werk- en informatiestructuur en elk jaar een vers Plan van Aanpak om dit actueel te houden.

 

Dynamisch

‘Ons plan van aanpak wordt opgesteld voor 3 jaar. In het eerste jaar pakken we de risico’s met hoge prioriteit aan, in het tweede jaar de risico’s met medium prioriteit en in het derde jaar de risico’s met lage prioriteit. Daarna stellen we het Plan van Aanpak opnieuw op.’

Dit is één van de vele voorbeelden die geleid hebben tot het inzicht dat nadere regels rond de RI&E wenselijk waren. Deze gedachtegang houdt namelijk in dat de risico’s uit jaar 1 en 2 opgelost zijn en in jaar 3 niet meer actueel zijn. Veel waarschijnlijker is het dat de grootste risico’s uit jaar 1 nog steeds aandacht nodig hebben. Aanvullende maatregelen om deze risico’s verder te verkleinen leveren meer op dan maatregelen die de risico’s met lage prioriteit aanpakken. Risico’s zijn dynamisch, een plan van aanpak zou dat ook moeten zijn. Dus eigenlijk: Elk jaar een vers Plan van Aanpak!

 

Effectiviteit

‘Drie nooduitgangen geblokkeerd, een iemand die onder een heftruck doorloopt terwijl deze een pallet uit een stelling haalt, een omgevallen blikje cola op een accu, en te veel stof op de productieplaatsen: Dat kan echt niet mensen, laat ik het niet weer zien’

Een opmerking als deze, van de verantwoordelijke voor de inspectieronde, gaat het ene oor in en het andere weer uit. Zulke symptomen blijven namelijk terugkomen wanneer de achterliggende (grond)oorzaken niet worden aangepakt. Is de ruimte groot genoeg om spullen op te slaan? Is de werkdruk zodanig dat er geen tijd is om te wachten op de heftruck? Het is niet altijd makkelijk om de juiste vertaalslag te maken, en de bijpassende maatregelen zijn vaak ingewikkelder en op korte termijn duurder dan symptoombestrijding. Toch blijkt telkens weer dat symptoombestrijding dweilen met de kraan open is, wanneer de echte oorzaken van een probleem niet worden aangepakt.

 

Perceptie of het echte probleem?

Hoewel een objectief resultaat van een test of onderzoek kan wijzen op bepaalde risico’s of oorzaken, kan de waarneming (perceptie) van mensen toch heel anders zijn. Het is niet altijd eenvoudig om deze perceptie mee te nemen als extra factor in het bepalen van prioriteiten, of om die perceptie van risico’s te veranderen. Maar soms is een klein gebaar genoeg om het verschil te maken. Eerst erkenning, dan verandering!

Het inzicht in de perceptie van het echte probleem is noodzakelijk om de juiste maatregelen te nemen. Een rondgang en een incidenteel interview zijn hiervoor meestal niet genoeg. Een gedegen contact met de achterban is hiervoor wel de sleutel, en het is aan de or om deze rol te pakken.

 

Informatie en deskundigheid

‘Ons ziekteverzuim is 5%, dat is best acceptabel.’ Dat is een andere regelmatig gehoorde opmerking vanuit ondernemingsraden. Bij enig doorvragen blijkt vaak dat er wel degelijk een idee is waar er, binnen die 5%, nog verbetering mogelijk is. 5% heeft weinig betekenis als je niet weet waarmee je vergelijkt, en of die vergelijking passend is. Informatie over personeelsopbouw en (interne) verschillen binnen de organisatie, branche en regio kunnen je veel meer inzicht geven in wat die 5% eigenlijk betekent voor jouw organisatie, en waarom dit aanleiding is voor het kiezen voor specifieke maatregelen. Zowel voor de opsteller van het PvA als voor de or die hier instemming op moet verlenen. Deze drie praktijkvoorbeelden laten zien dat de effectiviteit van het arbo-beleid waarschijnlijk lager zal uitpakken dan gehoopt. Om dit te verbeteren zijn een aantal wetswijzigingen vastgesteld.

 

Wetswijziging

Per 1 juli 2022 zijn er een aantal inhoudelijke verplichtingen vastgesteld voor het tot stand komen van de RI&E en het PvA. Dit zijn onder andere:

  • Beschrijven grondoorzaken van de aanwezige risico’s in RI&E
  • Aantoonbaar gebruik maken van in- zichten van deskundigen
  • Het beoordelen van de effectiviteit van de genomen maatregelen.

Passende structuur

Het samen optrekken (in dit proces van vaststellingen bij werken van het PvA) tussen or en de verantwoordelijken van de organisatie voor RI&E en PvA, zorgt voor een breed gedragen beeld vanuit verschillende invalshoeken.

Een Arbo- (of VGWM-) commissie bestaat bij voorkeur uit or-leden, de preventiemedewerker, HRM en de verantwoordelijke voor de RI&E/ PvA, aangevuld met eventuele specialisten binnen de organisatie. Deze samenstelling zorgt ervoor dat veel informatie uit diverse invalshoeken bekend en beschikbaar is, en dat dit kan leiden tot de best passende maatregelen en beleid.

 

Werkafspraken

Een passende vergadercyclus voor deze commissie van ongeveer 4 (tot 6) x per jaar waarin wordt gesproken over de onderwerpen in het kader, zorgt ervoor dat je de:

  • effectiviteit van de genomen maatregelen beoordeelt;
  • aantoonbaar gebruikmaakt van de inzichten van de deskundigen;
  • en op deze manier sneller tot grondoorzaken van de risico’s komt.

Wanneer het beleid op deze manier regelmatig geëvalueerd en geactualiseerd wordt, is het een kleine stap om dit ook formeel vast te leggen. Een commissie die het PvA jaarlijks bijwerkt en dat aan de or voorlegt ter instemming, draagt verder bij aan de aantoonbaarheid van een actueel beleid. Dat is inclusief de ‘opgedane ervaring, gewijzigde werkmethoden of werkomstandigheden of de stand van de wetenschap en professionele dienstverlening’ uit de Arbowet. Elk jaar een vers Plan van Aanpak!

 

Agenda vergadering Arbo-commissie:

  • Stand van zaken PvA (planning, opvolging)
  • Effectiviteit maatregelen (blijkend uit metingen, onderzoeken, rondgangen)
  • Nieuwe beschikbare informatie (analyses, maatschappelijke /technologische ontwikkelingen)
  • Bevindingen deskundigen (bedrijfsarts, vertrouwenspersoon)
  • Mogelijke bijstelling RI&E, PvA en te nemen maatregelen
  • Communicatie richting medewerkers (wat en hoe?)
  • Vaststellen PvA komend jaar

 

Drs. Peter Reinerink

Trainer& Advseur TRAINIAC

Wil je als nieuwe OR gelijk een goede start maken? Of ga je een OR oprichten?
Wij helpen je graag verder!

Contact
TRAINIAC