De eerste ondernemingsraad

Vijf stappen naar een constructieve samenwerking

Een ondernemingsraad is verplicht voor een organisatie van 50 werknemers of meer. Wanneer je die grens over bent en een OR opricht, voldoet jullie organisatie aan de wet. OR-leden, lezen jullie mee met deze handreiking aan bestuurders?

Om aan de wet te voldoen, gaat de organisatie aan de slag met het oprichten, inrichten en van tijd tot tijd overleg plegen met de OR. Een extra stakeholder vindt een plekje in het besluitvormingsproces en de organisatie kan rustig door ontwikkelen. De ondernemingsraad organiseert zichzelf en als bestuurder heb je er nauwelijks nog omkijken naar. Check, verplichting voldaan.

Inderdaad voldoet de organisatie hiermee aan de verplichting tot het opstellen van een ondernemingsraad. Alleen blijven er hiermee ook kansen op de plank liggen. De manier waarop je de relatie inricht tussen de eerste ondernemingsraad en de bestuurder, bepaalt ook voor een groot deel de waarde die de medezeggenschap kan bieden.

Het betrekken van medewerkers kan immers bijdragen tot:

• verhoogde kwaliteit van besluitvorming;
• versterkte motivatie en prestaties van medewerkers;
• verhoogd draagvlak voor de koers van de organisatie;
• verbeterde relaties binnen de organisatie;
• vergroot eigenaarschap en verantwoordelijkheidsgevoel onder medewerkers.

Kortom; de tijd en de aandacht voor het oprichten van de allereerste ondernemingsraad vormen een waardevolle investering in de organisatie. De vijf stappen hieronder bieden een leidraad voor de aanpak hiervan.

Stap 1: Ga na hoe je als directie tegenover een ondernemingsraad staat

Het “Rijnlandse model” ligt aan de basis van de manier waarop medewerkers in Nederland worden betrokken door besluitvorming. In dit model zijn niet alleen aandeelhouders en het financiële resultaat belangrijk. Evengoed doen ook medewerkers, klanten, leveranciers en de samenleving als geheel ertoe. Dit werkt door in het gedrag rondom besluitvorming. Het bekende ‘polderen’ is daar een mooi voorbeeld van.

Het Rijnlandse model, dus ook een ondernemingsraad, kent ook nadelen:

• De besluitvorming duurt langer.
• Soms worden er helemaal geen besluiten genomen.
• Ondernemerschap wordt niet gestimuleerd.

Deze redenen zouden er bij jou als directie onder andere voor kunnen zorgen dat je helemaal niet zo enthousiast bent over het oprichten van een OR. Dat gevoel zal dan ook onbewust doorschemeren in jouw communicatie erover. Dus ga na wat je er zelf van vindt en hoe je wilt dat jouw medewerkers erover denken. Vervolgens kun je daar jouw communicatie op afstemmen. Een eerste indruk kun je maar één keer afgeven, dus sta hier bewust bij stil.

Stap 2: Informeer en betrek medewerkers

Niet iedereen houdt zich dagelijks bezig met bedrijfsvoering. Je kunt dus ervan uitgaan dat de meeste medewerkers niet weten dat een ondernemingsraad verplicht is vanaf 50 medewerkers. Aan jou daarom de taak om mensen te informeren. En ook hier geldt: de manier waarop je dat doet, vormt een blauwdruk voor de toekomstige samenwerking. Wees open en transparant in de communicatie. Spreek je goede intenties uit voor het opzetten en samenwerken met de OR. Schep een positieve sfeer waarin vragen gesteld kunnen worden. Op deze manier plant je een zaadje voor een constructieve samenwerking.

Stap 3: De verkiezingscommissie mag aan de slag

De eerste ondernemingsraad binnen de organisatie heeft een commissie nodig die de verkiezingen ook daadwerkelijk gaat organiseren. Dat kun je als bestuurder of HR zelf doen, maar ook hierin kan de samenwerking met medewerkers al positief uitpakken.

Een commissie van plusminus drie leden is voldoende om de organisatie op te pakken. Zij gaan de praktische zaken regelen: een voorlopig reglement opzetten, de werknemersverenigingen aanschrijven en de verkiezingen zelf uitschrijven. Ook gaat de commissie alvast bedenken hoe de ondernemingsraad op de kaart komt te staan. Met welke boodschap en op welke manier wil je kandidaten werven voor het OR-lidmaatschap? Denk na over communicatie-uitingen van wat betreft de taken en verwachtingen van de ondernemingsraad. Is de OR een kritisch controleorgaan van de directie? Of een gelijkwaardige sparringpartner?

De commissie kan aan enthousiaste medewerkers de mogelijkheid geven zelf campagne te voeren. Zo wordt de OR zelf ook goed op de kaart gezet.

Stap 4: Volg trainingen

‘Niemand leest de regels van Monopoly tenzij er een discussie ontstaat’. De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) is geen doel op zich, maar geeft een basis voor de invulling van de medezeggenschap binnen de organisatie. Daarmee vormt deze wet wel een mooie set spelregels voor beide partijen om met elkaar de samenwerking aan te gaan. Het wordt echter lastig om ‘het spel te spelen’ als een van de partijen de spelregels niet kent. Om die reden is het zeer aan te raden dat jullie een training volgen; zowel de directie van de organisatie (bestuurder, HR/Finance) als de nieuwe ondernemingsraad. Doe dit zo snel mogelijk na, of zelfs nog vóór de verkiezingen. De moeite nemen om de spelregels te leren, toont een wederzijds respect en welwillendheid om elkaar serieus te nemen.

Natuurlijk laat de wet genoeg mogelijkheden over voor interpretatie. Daar kun je het gericht met elkaar over hebben. Sterker nog: hoe mooi is het om (naast je eigen inhoudelijke training als bestuurder) ook aan te sluiten bij een deel van de OR-training? Om zo de samenwerking af te trappen en afspraken expliciet te maken. Dat is een sterk signaal voor een constructieve samenwerking!

Stap 5: Werk aan de relatie, blijf communiceren en evalueren

Als de basis gelegd is, is het aan de OR om aan de bestuurder te laten zien dat hij van toegevoegde waarde is. Die komt vooral voort uit onderstaande taken:

1. Inhoudelijk bijdragen met een duidelijke visie over de ontwikkeling van de organisatie en een mening over de kansen en/of bedreigingen van voorgenomen besluiten.
2. Communicatielijnen onderhouden met de achterban en (nieuwe) inzichten meenemen richting het overleg met de bestuurder.
3. Het out-of-the-box denken stimuleren vanuit het medewerkers perspectief. Dit door nieuwe initiatieven of alternatieven aan te dragen voor de richting van de organisatie.

Als bestuurder werk je op jouw beurt aan de relatie, door transparantie en vertrouwen te tonen. Deel informatie en betrek de ondernemingsraad, zelfs als het besluit niet advies- of instemmingsplichtig is. Op deze manier krijgt de OR ook de kans om zijn toegevoegde waarde te laten zien. Het allerbelangrijkste is natuurlijk met elkaar in gesprek blijven en evalueren hoe de samenwerking loopt. Voorkom de opbouw van ‘oud zeer’ en blijf de mens achter de functie kennen. Op deze manier blijft de samenwerking vruchtbaar.

Conclusie

Een effectieve OR opzetten vereist: het proces juridisch goed volgen, maar ook de gewenste manier van samenwerken neerzetten. Actie leidt tot reactie. De eigen omgang, houding en instelling van de bestuurder richting de ondernemingsraad zijn daarom cruciaal voor het neerzetten van een constructieve medezeggenschap. Neem de tijd voor de positieve benadering en opbouw van de relatie, want een goed begin is het halve werk.

Marloes Kool

Trainer & Adviseur Medezeggenschap bij TRAINIAC