Welke informatie mag de OR opvragen over salarissen?
De ondernemingsraad heeft wettelijk recht op informatie over salarisgegevens binnen de organisatie om zijn taken goed te kunnen uitvoeren. Dit informatierecht is echter niet onbeperkt en moet worden afgewogen tegen privacybelangen en bedrijfsvertrouwelijkheid. De OR mag vooral collectieve en geanonimiseerde salarisgegevens opvragen, maar geen individuele loonstroken inzien. De mate van detail en soort informatie hangt af van het doel waarvoor de OR deze gegevens nodig heeft en de grootte van de organisatie.
Welke wettelijke rechten heeft de OR om salarisgegevens op te vragen?
De ondernemingsraad ontleent zijn recht om salarisgegevens op te vragen primair aan artikel 31 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Dit artikel bepaalt dat de werkgever verplicht is om de OR alle informatie te verstrekken die deze “redelijkerwijs nodig heeft voor de vervulling van zijn taak”. Dit omvat ook informatie over beloningsstructuren en -verhoudingen binnen de organisatie.
Specifiek voor grotere organisaties is artikel 31d WOR van belang. Dit artikel verplicht ondernemingen met 100 of meer werknemers om jaarlijks schriftelijke informatie te verstrekken over beloningsniveaus en arbeidsvoorwaardelijke regelingen per werknemersgroep, inclusief:
- De beloningsverhoudingen tussen verschillende werknemersgroepen
- De beloning van bestuurders die de rechtspersoon vertegenwoordigen
- De totale vergoeding voor de raad van commissarissen (indien aanwezig)
- Procentuele verhoudingen tussen de groepen en veranderingen ten opzichte van voorgaande jaren
Daarnaast heeft de OR instemmingsrecht op grond van artikel 27 WOR bij regelingen rondom beloningen, functiewaarderingssystemen en beoordelingssystemen. Om dit recht goed te kunnen uitoefenen, heeft de OR recht op relevante salarisgegevens.
Welke specifieke salarisgegevens mag de OR inzien?
De ondernemingsraad mag verschillende categorieën salarisgegevens opvragen, maar altijd met inachtneming van privacywetgeving. De OR heeft recht op inzage in:
- Collectieve beloningsstructuren: Loongebouwen, salarisschalen en functiewaarderingssystemen
- Beloningsverhoudingen: De verhoudingen tussen verschillende functiegroepen en afdelingen
- Gemiddelde beloningen: Per afdeling, functiegroep of andere relevante categorieën
- Secundaire arbeidsvoorwaarden: Regelingen voor bonussen, winstdeling, pensioen en andere vergoedingen
- Beloningsbeleid: Uitgangspunten en criteria voor salarisverhogingen en promoties
Bij organisaties met 100 of meer werknemers moet de werkgever jaarlijks schriftelijke informatie verstrekken over beloningsniveaus per werknemersgroep. Belangrijk is dat groepen uit minimaal vijf personen moeten bestaan om privacy te waarborgen. Kleinere groepen moeten worden samengevoegd om deze minimale groepsgrootte te behouden.
De OR mag echter geen individuele salarisgegevens inzien die herleidbaar zijn tot specifieke personen, tenzij deze personen hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven.
Hoe verhouden privacy en AVG zich tot het inzagerecht in salarisgegevens?
Het informatierecht van de OR staat soms op gespannen voet met privacywetgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Salarisgegevens worden beschouwd als persoonsgegevens wanneer ze herleidbaar zijn tot individuele werknemers. Bij het verstrekken van salarisgegevens aan de OR moeten daarom de volgende privacyprincipes in acht worden genomen:
- Anonimisering: Salarisgegevens moeten zodanig worden geanonimiseerd dat ze niet herleidbaar zijn tot individuele personen
- Minimale gegevensverwerking: Alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel mogen worden verstrekt
- Doelbinding: De gegevens mogen alleen worden gebruikt voor het specifieke doel waarvoor ze zijn verstrekt
- Geheimhoudingsplicht: OR-leden hebben op grond van artikel 20 WOR een geheimhoudingsplicht voor vertrouwelijke informatie
De AVG vereist een rechtmatige verwerkingsgrond voor het verwerken van persoonsgegevens. Voor de OR is dit meestal ‘noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang’ of ‘noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke’.
Een praktische oplossing is het werken met geanonimiseerde overzichten en geaggregeerde gegevens. De wetgever heeft hiermee rekening gehouden door in artikel 31d WOR te bepalen dat groepen uit minimaal vijf personen moeten bestaan.
Wanneer mag een bestuurder weigeren om salarisgegevens te verstrekken?
Een bestuurder kan in bepaalde situaties rechtmatig weigeren om salarisgegevens aan de OR te verstrekken. Legitieme gronden voor weigering zijn:
- Privacyoverwegingen: Wanneer gegevens direct herleidbaar zijn tot individuen en anonimisering niet mogelijk is zonder de waarde van de informatie te verliezen
- Bedrijfsvertrouwelijkheid: Als openbaarmaking van bepaalde salarisgegevens de concurrentiepositie van de onderneming zou kunnen schaden
- Disproportionaliteit: Wanneer het verzamelen en verwerken van de gevraagde gegevens onevenredig veel tijd en middelen zou kosten in verhouding tot het doel
- Gebrek aan relevantie: Als de gevraagde informatie niet redelijkerwijs nodig is voor de taakuitvoering van de OR
De bestuurder moet een weigering altijd goed onderbouwen en kan niet zomaar alle verzoeken afwijzen met een beroep op privacy of vertrouwelijkheid. Bij grotere organisaties (100+ werknemers) is de informatieverplichting uit artikel 31d WOR bovendien dwingend.
Bij een weigering moet de bestuurder duidelijk aangeven welke specifieke informatie wordt geweigerd, waarom deze wordt geweigerd, en of er alternatieve manieren zijn om de OR van relevante informatie te voorzien.
Wat kan de OR doen als salarisgegevens niet worden verstrekt?
Als de ondernemingsraad tegen weerstand aanloopt bij het opvragen van salarisgegevens, kan hij verschillende stappen ondernemen:
- Dialoog aangaan: Bespreek met de bestuurder waarom de informatie nodig is en zoek samen naar een oplossing die voor beide partijen werkbaar is
- Alternatieve oplossingen voorstellen: Bijvoorbeeld geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens, of inzage door een vertrouwenspersoon
- Schriftelijk verzoek: Dien een formeel, schriftelijk verzoek in met duidelijke onderbouwing waarom de informatie noodzakelijk is voor de taakuitvoering
- Bemiddeling: Schakel een externe bemiddelaar in, zoals een mediator of bedrijfscommissie
- Juridische stappen: Als laatste redmiddel kan de OR naar de kantonrechter stappen
De kantonrechter kan de werkgever verplichten om de gevraagde informatie te verstrekken als deze redelijkerwijs nodig is voor de taakuitvoering van de OR. Ook kan de rechter onredelijke geheimhoudingsverplichtingen opheffen op grond van artikel 20 WOR.
Voor effectieve belangenbehartiging is het essentieel dat OR-leden goed geïnformeerd zijn over hun rechten. Via OR trainingen kunnen OR-leden hun kennis vergroten. Specifiek voor vraagstukken rond arbeidsvoorwaarden en beloningsstructuren biedt onze training arbeidsvoorwaarden praktische handvatten om effectief met salarisgegevens om te gaan en de belangen van werknemers optimaal te behartigen.
Frequently Asked Questions
Hoe kan de OR salarisgegevens opvragen zonder privacyproblemen te veroorzaken?
De OR kan expliciet vragen om geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens in plaats van individuele salarisgegevens. Stel concrete vragen die aansluiten bij uw specifieke doel, zoals gemiddelden per functiegroep of afdeling. Maak duidelijk waarom deze informatie nodig is voor uw taakuitvoering en stel voor om samen met de bestuurder en eventueel een privacyfunctionaris tot een werkbare oplossing te komen die zowel de informatiebehoeften van de OR als de privacybelangen respecteert.
Welke concrete stappen kan de OR nemen om een effectief inzicht in beloningsverschillen tussen mannen en vrouwen te krijgen?
Vraag om een geanonimiseerde analyse van salarisgegevens uitgesplitst naar gender per functieniveau of salarisschaal. Zorg dat de groepen groot genoeg zijn (minimaal 5 personen) om herleidbaarheid te voorkomen. Verzoek ook om aanvullende informatie zoals gemiddeld aantal dienstjaren, opleidingsniveau en contracturen om de vergelijking zuiverder te maken. Overweeg het inschakelen van een externe deskundige die onder geheimhouding een analyse kan maken en alleen de conclusies met de OR deelt.
Mag de OR een externe deskundige inschakelen om salarisgegevens te analyseren?
Ja, de OR mag op basis van artikel 16 WOR een externe deskundige inschakelen voor het analyseren van salarisgegevens. Deze deskundige is ook gebonden aan de geheimhoudingsplicht. Stem dit wel vooraf af met de bestuurder en maak duidelijke afspraken over welke gegevens de deskundige mag inzien, hoe deze worden verwerkt en hoe de resultaten worden gerapporteerd. De kosten voor deze deskundige komen in principe voor rekening van de werkgever, mits de OR de bestuurder vooraf informeert.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die OR's maken bij het opvragen van salarisgegevens?
Veel OR's vragen te algemene of juist te gedetailleerde informatie op zonder duidelijk doel. Een andere veelgemaakte fout is het niet specificeren van de gewenste format of aggregatieniveau, waardoor ze onbruikbare of juist privacy-gevoelige data ontvangen. Sommige OR's verzuimen ook om de geheimhoudingsplicht goed na te leven of communiceren onvoldoende waarom ze bepaalde informatie nodig hebben. Tot slot wordt vaak vergeten dat het opvragen van salarisgegevens geen doel op zich is, maar een middel om specifieke OR-taken uit te voeren.
Hoe kan de OR omgaan met salarisinformatie van kleine afdelingen waar anonimisering moeilijk is?
Bij kleine afdelingen (minder dan 5 personen) kunt u voorstellen om meerdere vergelijkbare afdelingen samen te voegen in de rapportage. Een andere optie is om te werken met bredere salarisranges in plaats van exacte bedragen. Ook kunt u ervoor kiezen om alleen bepaalde componenten van het salaris te bekijken of de gegevens over een langere periode te analyseren om patronen te identificeren zonder individuele salarissen te onthullen. In sommige gevallen kan een vertrouwenspersoon onder strikte geheimhouding de gegevens analyseren en alleen de conclusies delen.
Welke tools of sjablonen kan de OR gebruiken om salarisgegevens systematisch op te vragen?
De OR kan werken met een gestandaardiseerd aanvraagformulier waarin duidelijk wordt gespecificeerd welke gegevens nodig zijn, in welk format, over welke periode en met welk aggregatieniveau. Er zijn ook specifieke OR-softwarepakketten beschikbaar die helpen bij het analyseren van geanonimiseerde personeelsgegevens. Daarnaast bieden sommige vakbonden en OR-adviesbureaus templates aan voor het systematisch opvragen van salarisgegevens. Zorg altijd dat uw aanvraag het specifieke doel vermeldt en verwijs naar de relevante WOR-artikelen.
Hoe vaak mag de OR salarisgegevens opvragen en moet dit volgens een vaste cyclus?
De WOR schrijft geen vaste frequentie voor, behalve voor organisaties met meer dan 100 werknemers, die jaarlijks informatie over beloningsniveaus moeten verstrekken (artikel 31d). Voor andere situaties geldt dat de OR salarisgegevens mag opvragen wanneer dit redelijkerwijs nodig is voor zijn taakuitvoering. Het is praktisch om afspraken te maken over een vaste cyclus, bijvoorbeeld jaarlijks voorafgaand aan CAO-onderhandelingen of bij de bespreking van het sociaal jaarverslag. Incidentele verzoeken zijn mogelijk als daar een concrete aanleiding voor is, zoals reorganisaties of signalen over beloningsongelijkheid.