Hoe voer je een effectief overleg met de bestuurder?
Een effectief overleg met de bestuurder is essentieel voor een succesvolle ondernemingsraad. Het vormt de basis voor constructieve medezeggenschap en zorgt ervoor dat de OR daadwerkelijk invloed kan uitoefenen op belangrijke beslissingen binnen de organisatie. In dit artikel bespreken we hoe je als OR-lid een overleg met de bestuurder optimaal kunt voorbereiden, welke gespreksvaardigheden je nodig hebt, hoe je omgaat met weerstand en wat je na afloop moet doen om het maximale resultaat te behalen.
Wat is een effectief overleg met de bestuurder?
Een effectief overleg met de bestuurder is een gestructureerde bijeenkomst waarin OR en bestuurder op gelijkwaardige basis informatie uitwisselen, standpunten delen en gezamenlijk tot besluiten komen. Volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is dit overleg een wettelijk recht dat binnen twee weken na een gemotiveerd verzoek van één van beide partijen moet plaatsvinden.
Kenmerken van een effectief overleg zijn:
- Een duidelijke agenda met relevante onderwerpen
- Goede voorbereiding door beide partijen
- Open communicatie en wederzijds respect
- Constructieve dialoog gericht op oplossingen
- Concrete afspraken en vervolgacties
De WOR bepaalt dat in organisaties met meer dan 100 werknemers minimaal één keer per jaar de algemene gang van zaken besproken moet worden. Hierbij komen onder andere beloningsniveaus en arbeidsvoorwaarden aan bod. Als OR heb je het recht om over alle ondernemingszaken voorstellen te doen en standpunten kenbaar te maken.
De basis van een effectief overleg ligt in een professionele en respectvolle houding van beide partijen. Door te erkennen dat zowel OR als bestuurder het beste voor de organisatie willen, ontstaat een fundament voor productieve gesprekken.
Hoe bereid je een overleg met de bestuurder goed voor?
Een gedegen voorbereiding is cruciaal voor een effectief overleg met de bestuurder. Begin met het verzamelen en analyseren van relevante informatie over de te bespreken onderwerpen. Zorg dat je feiten, cijfers en argumenten paraat hebt om je standpunten te onderbouwen.
Volg deze stappen voor een optimale voorbereiding:
- Stel een duidelijke agenda op met prioriteiten en tijdsindeling
- Verzamel alle benodigde informatie en documentatie
- Bepaal gezamenlijk het OR-standpunt over elk agendapunt
- Verdeel rollen en taken onder de OR-leden
- Organiseer een vooroverleg om de strategie te bepalen
- Formuleer concrete vragen en voorstellen
Het is belangrijk om als OR-team één lijn te trekken. Stem daarom vooraf af wie het woord voert bij welk onderwerp en welke boodschap je wilt overbrengen. Zorg ook dat je duidelijke doelstellingen formuleert: wat wil je minimaal bereiken en waar ben je bereid concessies te doen?
Stuur de agenda tijdig naar de bestuurder, zodat ook hij zich goed kan voorbereiden. Volgens de WOR moet de agenda minimaal zeven dagen voor het overleg worden verspreid, tenzij er sprake is van een spoedgeval.
Welke gespreksvaardigheden zijn cruciaal tijdens het bestuurderoverleg?
Tijdens het overleg met de bestuurder zijn verschillende communicatieve vaardigheden essentieel om je boodschap effectief over te brengen en tot constructieve resultaten te komen. De belangrijkste gespreksvaardigheden zijn actief luisteren, helder formuleren, doorvragen en assertief communiceren.
Actief luisteren betekent dat je niet alleen hoort wat de bestuurder zegt, maar ook probeert te begrijpen wat de onderliggende belangen en motieven zijn. Vat regelmatig samen wat je hebt gehoord om misverstanden te voorkomen: “Als ik het goed begrijp, zegt u dat…”
Voor het helder formuleren van je standpunten kun je deze technieken gebruiken:
- Spreek in korte, duidelijke zinnen
- Gebruik concrete voorbeelden
- Vermijd vaktaal en jargon
- Benadruk de voordelen voor de organisatie
- Onderbouw je standpunten met feiten
Doorvragen is essentieel om tot de kern van een kwestie te komen. Stel open vragen die beginnen met ‘wat’, ‘hoe’, ‘waarom’ of ‘welke’. Bijvoorbeeld: “Wat zijn de concrete gevolgen van dit besluit voor de werknemers?” of “Hoe ziet u de implementatie hiervan voor zich?”
Assertiviteit betekent dat je op een respectvolle manier opkomt voor de belangen van je achterban, zonder agressief of onderdanig te worden. Gebruik daarbij ‘ik-boodschappen’ in plaats van beschuldigingen: “Ik maak me zorgen over de impact op het werkplezier” werkt beter dan “U denkt alleen maar aan de cijfers”.
Hoe ga je om met weerstand of moeilijke situaties tijdens het overleg?
Weerstand en moeilijke situaties zijn onvermijdelijk tijdens overleggen tussen OR en bestuurder. Het is belangrijk om deze situaties niet als persoonlijke aanvallen te zien, maar als onderdeel van het medezeggenschapsproces. De kunst is om constructief te blijven en te zoeken naar gemeenschappelijke belangen.
Bij weerstand van de bestuurder kun je deze strategieën toepassen:
- Erken de positie van de bestuurder en toon begrip
- Vraag door naar de achterliggende bezwaren
- Focus op gemeenschappelijke doelen en belangen
- Bied alternatieven aan die tegemoet komen aan bezwaren
- Vraag om concrete feedback op je voorstellen
Als het gesprek vastloopt of escaleert, is het soms beter om een pauze in te lassen of het betreffende onderwerp te parkeren voor een volgend overleg. Zeg bijvoorbeeld: “Ik merk dat we hier nu niet uitkomen. Zullen we dit punt in een kleiner comité verder uitwerken en er volgende keer op terugkomen?”
Bij fundamentele meningsverschillen is het belangrijk om de relatie niet te beschadigen. Blijf respectvol en zakelijk, ook als emoties oplopen. Herinner de bestuurder indien nodig aan de wettelijke rechten van de OR, maar doe dit op een niet-confronterende manier: “Zoals u weet hebben wij als OR adviesrecht bij deze kwestie, dus we zouden graag onze input willen geven voordat er een besluit wordt genomen.”
Onthoud dat compromisvorming vaak de sleutel is tot succesvolle medezeggenschap. Wees bereid om mee te bewegen op minder essentiële punten om op belangrijke zaken resultaat te boeken.
Wat doe je na afloop van het overleg met de bestuurder?
De follow-up na het overleg is minstens zo belangrijk als het overleg zelf. Zorg allereerst dat alle gemaakte afspraken en toezeggingen duidelijk worden vastgelegd in de notulen. Controleer deze zorgvuldig en reageer tijdig als er onjuistheden in staan.
Na het overleg zijn deze acties essentieel:
- Evalueer het overleg intern met de OR: wat ging goed, wat kan beter?
- Informeer je achterban over de besproken onderwerpen en resultaten
- Monitor de uitvoering van gemaakte afspraken
- Bereid vervolgacties voor en verdeel taken
- Plan indien nodig een vervolgoverleg
De communicatie naar je achterban is cruciaal voor draagvlak. Zorg voor een heldere samenvatting van de belangrijkste punten en beslissingen. Wees transparant over wat wel en niet is bereikt, maar blijf loyaal aan de gemaakte afspraken.
Voor een continue verbetering van het overlegproces is het waardevol om regelmatig met de bestuurder te evalueren hoe de overleggen verlopen. Dit versterkt de vertrouwensrelatie en verbetert de effectiviteit van toekomstige gesprekken.
Wil je je vaardigheden voor effectieve overleggen verder ontwikkelen? Overweeg dan om een training effectief vergaderen te volgen. Ook bieden wij diverse OR trainingen aan die je helpen om je rol als OR-lid optimaal te vervullen en constructief samen te werken met de bestuurder.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet een overleg met de bestuurder minimaal plaatsvinden?
Volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) moet een overleg binnen twee weken na een gemotiveerd verzoek van één van beide partijen plaatsvinden. In organisaties met meer dan 100 werknemers moet minimaal één keer per jaar de algemene gang van zaken besproken worden. Daarnaast is het gebruikelijk om een regelmatige overlegstructuur af te spreken, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal, afhankelijk van de grootte en dynamiek van de organisatie.
Wat kun je doen als de bestuurder afspraken uit het overleg niet nakomt?
Begin met een vriendelijke herinnering via e-mail waarin je verwijst naar de gemaakte afspraken in de notulen. Als dit niet werkt, plan dan een gesprek waarin je je zorgen uit over de niet-nagekomen afspraken en vraag naar de redenen. Blijft de situatie aanhouden, dan kun je dit formeel agenderen voor het volgende overleg. In ernstige gevallen kun je de bedrijfscommissie inschakelen voor bemiddeling of in het uiterste geval naar de Ondernemingskamer stappen, maar probeer het geschil eerst intern op te lossen.
Hoe betrek je effectief je achterban bij de voorbereiding van een bestuurderoverleg?
Organiseer voorafgaand aan belangrijke overleggen een raadpleging onder medewerkers, bijvoorbeeld via een korte enquête of een inloopspreekuur. Communiceer tijdig welke onderwerpen op de agenda staan en vraag om input. Deel conceptstandpunten van de OR en vraag om feedback. Na afloop van het overleg is het belangrijk om de resultaten terug te koppelen en uit te leggen welke invloed de input van medewerkers heeft gehad op het overleg en de besluitvorming.
Welke hulpmiddelen kun je inzetten om je standpunt krachtig over te brengen tijdens het overleg?
Bereid visuele ondersteuning voor zoals een beknopte PowerPoint-presentatie, infographics of een kort document met kernpunten. Gebruik concrete voorbeelden en getuigenissen van medewerkers (geanonimiseerd indien nodig). Onderbouw je standpunten met relevante cijfers, onderzoeksresultaten of benchmarkgegevens uit vergelijkbare organisaties. Overweeg ook om experts of direct betrokken medewerkers uit te nodigen voor specifieke agendapunten om je verhaal te versterken.
Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie die tijdens het overleg wordt gedeeld?
Maak duidelijke afspraken over welke informatie vertrouwelijk is en voor welke periode. Leg dit vast in de notulen. Bespreek binnen de OR hoe je met deze informatie omgaat en zorg dat iedereen zich aan de geheimhoudingsplicht houdt. Vraag bij de bestuurder na welke delen van de informatie wel gedeeld mogen worden met de achterban en in welke vorm. Bij twijfel, overleg altijd eerst met de bestuurder voordat je informatie deelt.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die OR-leden maken tijdens het bestuurderoverleg?
Veelvoorkomende fouten zijn onvoldoende voorbereiding, niet als eenheid optreden, te veel focussen op details in plaats van hoofdlijnen, te reactief zijn in plaats van proactief, en het niet doorvragen bij vage antwoorden. Ook komt het voor dat OR-leden te confronterend communiceren of juist te terughoudend zijn. Een andere valkuil is het niet goed bewaken van de agenda, waardoor belangrijke punten onvoldoende aandacht krijgen of het overleg uitloopt zonder concrete resultaten.
Hoe kun je als OR invloed uitoefenen buiten de formele overlegmomenten om?
Bouw aan informele relaties met de bestuurder en sleutelfiguren in de organisatie door regelmatig contact te onderhouden. Organiseer thematische bijeenkomsten over belangrijke onderwerpen waar zowel OR-leden als management aan deelnemen. Zorg voor zichtbaarheid in de organisatie door regelmatig te communiceren over je activiteiten. Betrek de bestuurder vroegtijdig bij ideeën en voorstellen, nog voordat deze formeel worden ingediend. Dit vergroot de kans op een positieve ontvangst tijdens het formele overleg.