Het verhaal van geheimhouding
Artikel 20 uit de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) schrijft de plicht tot geheimhouding voor.
In de praktijk is dit vaak een onderwerp dat zorgt voor enige discussie of praktische hinder. Want naast deze plicht tot geheimhouding, bestaat er ook het recht op achterbanberaad, ook wel te vertalen als het recht om met collega’s te mogen communiceren over medezeggenschapsgerelateerde onderwerpen. Dus per definitie bestaat er een spanningsveld tussen geheimhouding en achterbanberaad. Hoe zit het hier precies mee, wat is het verhaal van geheimhouding?
De basis
Uit het wetartikel kunnen wij een aantal uitgangspunten halen, namelijk voor wie geheimhouding geldt, waarvoor deze geldt en op welke manier deze opgelegd kan worden. Voor de volledigheid, hierbij het overzicht:
Geheimhouding geldt voor:
- Ondernemingsraadleden
- Commissieleden, mits ingesteld met instellingsbesluit
- Geraadpleegde deskundigen
- Ambtelijk secretarissen
Onder geheimhouding valt:
- Alle vernomen zaken- en bedrijfsgeheimen
- Alle aangelegenheden ten aanzien waarvan of de bestuurder, of de OR (commissie) geheimhouding heeft opgelegd
- Alle aangelegenheden waarvan het vertrouwelijk karakter in verband met opgelegde geheimhouding begrepen moet worden
De OR legt geheimhouding op
In de wet wordt dus ook specifiek benoemd dat niet alleen de bestuurder geheimhouding op kan leggen. Ook de ondernemingsraad zelf kan dit doen aan zijn eigen leden. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer er binnen de OR de keuze wordt gemaakt iets (nog) niet te delen met de achterban, bijvoorbeeld hoe de individuele leden gestemd heeft in een besluitvormingsproces. De leden zijn hier dan net zo aan gebonden als dat zij gebonden zijn aan geheimhouding dat door de bestuurder is opgelegd.
Tip: je kan in het reglement bepalingen opnemen over geheimhouding binnen de OR.
Criteria voor het opleggen van geheimhouding
Bij het opleggen van geheimhouding geldt, zowel voor ondernemingsraad als bestuurder, dat wordt aangegeven:
- Welke schriftelijke en mondelinge gegevens het betreft
- Hoelang deze dient te duren
- Personen ten aanzien van wie de geheimhouding niet in acht genomen hoeft te worden
Er mag dus niet gezegd worden dat alles wat in (overleg)vergaderingen wordt besproken onder geheimhouding valt!
Jurisprudentie: het spanningsveld tussen achterbanraadpleging en geheimhouding
Als OR staat het je vrij om opgelegde geheimhouding te betwisten bij de kantonrechter. Dit gebeurt echter niet tot nauwelijks waardoor de meeste jurisprudentie over geheimhouding onderdeel is van adviesprocedures bij de Ondernemingskamer. Hierbij wordt opgelegde geheimhouding dan onderdeel van de argumentatie van de OR waarom er sprake is van een kennelijk onredelijk besluit, niet als een op zichzelf staand argument.
Afgelopen voorjaar was er echter een unicum waarbij de OR een kort geding aanspande bij de kantonrechter om specifiek de geheimhouding over een voorgenomen, adviesplichtig, besluit op te heffen. De kantonrechter oordeelde in dit geval dat de opgelegde geheimhouding terecht was en zwaarder woog dan de belangen van de ondernemingsraad. Hierbij wogen specifiek twee zaken mee:
- Het ging om concurrentiegevoelige informatie;
- De bestuurder had meegewerkt om enige achterbanberaad mogelijk te maken. Samen met de OR had hij scenario’s beschreven waarop de achterban input kon geven, zonder te benoemen welk scenario zijn voorkeur had.
Kortom, geheimhouding mag terecht worden opgelegd wanneer er over gevoelige zaken wordt gesproken, maar de bestuurder wordt wel geacht altijd mee te denken op welke manier er nog wél met de achterban gecommuniceerd kan worden.
Marloes Kool ~ Trainer & Adviseur Medezeggenschap bij TRAINIAC
TRAINIAC is gespecialiseerd in OR trainingen, advies- en begeleidingstrajecten op maat en verhoogd daarmee de waarde van ondernemingsraden. Benieuwd wat we voor uw OR kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.