Een constructieve samenwerking tussen OR en HR

Wat de samenwerking nu prettig maakt…

“…Is dat wij snel kunnen schakelen en flexibel met elkaar samenwerken”, aldus Danielle.
“Wij kunnen elkaar goed vinden, informeel overleggen en worden als OR tijdig betrokken. Toen ik net startte in de OR, was de samenwerking soms nog moeizaam. Door een lastig traject in het verleden, merkten wij dat de OR niet goed werd betrokken en er van beide kanten weerstand werd ervaren.” Barbara: “Dit is inderdaad ook wat ik zag, toen ik startte als HR-Manager. Mijn doelstelling is om binnen FD een cultuur te creëren die open is en waar mensen met energie en plezier aan het werk zijn. De OR zie ik als een belangrijke partner en om de organisatie verder te helpen, kunnen we elkaars kracht gebruiken. Het afgelopen jaar hebben wij dan ook hard aan het vertrouwen gewerkt, met goed resultaat”.

De OR betrekken omdat de input van belang is

Barbara: “Ik wil het liefste, ook al hoef ik geen instemming of advies te vragen, wel de kennis van de OR gebruiken. Het wettelijke kader is er om te beschermen wanneer één van de partijen niet doet wat hij moet doen. Dit betekent ook dat de OR echt top-of-mind is in mijn werk. Wanneer een project wordt gestart, is er altijd de vraag waar en wanneer de OR betrokken wordt, en niet alleen aan het einde als formele stap. In de samenwerking merk ik ook dat de OR echt meedenkt en goede input geeft. Zij willen niet enkel betrokken worden omdat het hoort. Dit maakt de samenwerking heel effectief en opbouwend.”

Thuiswerkregeling met werkgroepen

Net als bij veel organisaties, is de thuiswerkregeling ook bij FD een belangrijk punt. Reiskosten waren lange tijd doorbetaald, maar voor de lange termijn was er een goede regeling nodig. De tijdelijke regeling van de reiskosten was ook al besproken met de OR. Dit is een voorbeeld waarbij dit geen aanvraag was, maar wel de mening van de OR werd meegenomen. Voor de nieuwe regeling wilde directie graag thuiswerken stimuleren en er goed over nadenken hoe dit vanuit de organisatie te faciliteren.

Barbara: “Vanuit HR zijn wij een werkgroep gestart en zijn er een aantal sessies georganiseerd met OR leden en managers. Hier zijn ook weer subgroepen in gemaakt. De werkgroep heeft een advies gegeven dat is voorgelegd aan directie. De directie heeft vervolgens nog een positieve afwijking gedaan in de financiële toelage en deze is dan formeel ter instemming voorgelegd aan de OR. Dit is veel heen en weer spelen, maar zorgt wel voor draagvlak.”

Danielle: “Dit was de eerste keer dat de OR betrokken was bij een regeling en waarbij vanaf het begin 3 OR leden deelnamen aan de werkgroepen. Met de rest van de OR werd tussentijds besproken hoe dit verliep en presentaties van de verschillende meetings werden gedeeld. Dit werkte ook voor ons erg fijn. De instemming was dan enkel nog een formaliteit, onze input was al goed meegenomen in het plan”.

Werken aan de relatie bij trainingen en sociale activiteiten

Danielle en Barbara geven beide aan dat het constant onder de aandacht is hoe goed samen te werken. De OR denkt na welke vragen zij stellen en waarom. Hierdoor weet de directie ook waar de OR over nadenkt en waar zaken vandaan komen.

De samenwerking is ook ter sprake gekomen tijdens een training van TRAINIAC. Hierbij zijn ieders DISC kleuren besproken, waardoor er meer begrip is gekomen voor ieders aanpak en communicatie. Daarnaast is de samenwerking geëvalueerd en hier zijn nieuwe afspraken uitgekomen. Zo gaf Barbara aan dat zij het niet prettig vindt wanneer zij per mail wordt herinnerd aan actiepunten. Dit voelt erg afstandelijk. Zij heeft liever dat de voorzitter of secretaris even bij haar in het kantoor komt, of aanspreekt op de gang. Hierdoor wordt het minder formeel en werkt zij zijn punten met plezier uit.

Tegelijkertijd heeft Barbara geleerd dat de OR soms formele mails stuurt, om te laten zien dat het serieus is, en zij het werk graag goed doen. Dit betekent dus niet dat zij een vervelende toon willen zetten, maar wel op papier willen hebben dat iets al langere tijd loopt. Inmiddels hebben zij hier de juiste balans in gevonden en werkt een iets meer informele aanpak voor hen beide erg goed. Een constructieve samenwerking tussen OR en HR leidt tot goede regelingen voor personeel.

Met elkaar twee keer per jaar iets ondernemen, bijvoorbeeld bij een training met een borrel en diner, zorgt voor begrip aan beide kanten. Dit is dus iets dat zij ook graag straks weer meer doen als er minder maatregelen zijn. Door sociaal contact, wordt de relatie zeker versterkt.

Nikki van Zunderd
Trainer|Adviseur & Teammanager