Hoe richt je een ondernemingsraad op?

Het oprichten van een ondernemingsraad begint met het vaststellen of je organisatie hiertoe verplicht is volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Bedrijven met 50 of meer medewerkers moeten een OR instellen, maar ook kleinere organisaties kunnen hier vrijwillig voor kiezen. Het proces omvat het informeren van medewerkers, het organiseren van verkiezingen, het samenstellen van een voorlopige OR en het opstellen van een OR-reglement. Een goed opgezette ondernemingsraad versterkt de dialoog tussen werkgever en werknemers en draagt bij aan betere besluitvorming binnen je organisatie.

Wanneer moet je een ondernemingsraad oprichten?

Volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) ben je verplicht een ondernemingsraad op te richten wanneer je organisatie 50 of meer medewerkers in dienst heeft. Deze wettelijke verplichting geldt voor alle ondernemingen in Nederland, ongeacht de sector of rechtsvorm. Het gaat hierbij om het totaal aantal werknemers dat gewoonlijk in de onderneming werkzaam is, inclusief parttimers en tijdelijke krachten.

Ook als je organisatie minder dan 50 medewerkers telt, kun je ervoor kiezen om vrijwillig een OR op te richten. Dit kan vooral waardevol zijn wanneer je te maken hebt met complexe verandertrajecten zoals reorganisaties of fusies, internationale activiteiten of wanneer je proactief wilt investeren in medezeggenschap. Een vrijwillig opgerichte OR heeft dezelfde rechten en plichten als een verplichte OR.

Het oprichten van een ondernemingsraad is meer dan alleen het voldoen aan een wettelijke verplichting. Het biedt je organisatie de mogelijkheid om:

• Strategische betrokkenheid van medewerkers structureel te vergroten
• Besluitvorming te verbeteren door proactieve input van de werkvloer
• Complexe veranderprocessen zoals reorganisaties soepeler te laten verlopen
• Een formeel kanaal voor strategische dialoog tussen bestuur en medewerkers te creëren
• Continuïteit in medezeggenschap te waarborgen

Strategische medezeggenschap draagt bij aan organisatiecontinuïteit doordat belangrijke beslissingen beter worden afgestemd met de achterban. Dit voorkomt weerstand achteraf en zorgt voor een breder draagvlak voor strategische keuzes, vooral bij complexe organisatieveranderingen.

Wat zijn de eerste stappen om een OR op te richten?

Het oprichten van een ondernemingsraad begint met het informeren van alle medewerkers over het voornemen om een OR in te stellen. Dit doe je via een algemene mededeling waarin je het belang van medezeggenschap uitlegt en het verdere proces toelicht. Geef medewerkers de ruimte om vragen te stellen en betrek ze vanaf het begin bij dit belangrijke proces.

De volgende stap is het samenstellen van een voorlopige ondernemingsraad. Deze tijdelijke OR bestaat uit enthousiaste medewerkers die het oprichtingsproces willen begeleiden. Zij nemen de volgende taken op zich:

• Opstellen van een verkiezingsreglement
• Organiseren van informatiebijeenkomsten
• Voorbereiden van de verkiezingen
• Communiceren met de achterban over het proces
• Afstemmen met de bestuurder over faciliteiten en ondersteuning

Parallel aan deze activiteiten werk je aan het opstellen van een OR-reglement. Dit document vormt de basis voor de werkwijze van de ondernemingsraad en bevat afspraken over vergaderfrequentie, besluitvorming, communicatie en faciliteiten. Het reglement moet in overleg tussen bestuurder en (voorlopige) OR worden opgesteld.

Een realistische tijdlijn voor het hele oprichtingsproces is ongeveer een tot vier maanden. Dit geeft voldoende ruimte voor zorgvuldige voorbereiding, goede communicatie en het creëren van draagvlak. Haast je niet, want een gedegen start bepaalt vaak het succes van de OR op langere termijn.

Hoe organiseer je OR-verkiezingen?

Het organiseren van OR-verkiezingen start met het instellen van een verkiezingscommissie. Deze onafhankelijke commissie, bestaande uit minimaal drie medewerkers, begeleidt het hele verkiezingsproces. Zij zorgen voor een eerlijk en transparant verloop van de verkiezingen.

Het opstellen van een kiesreglement is de volgende belangrijke stap. Dit reglement bevat alle spelregels voor de verkiezingen:

• Wie mag stemmen (actief kiesrecht)
• Wie mag zich kandidaat stellen (passief kiesrecht)
• De verkiezingsdatum en -procedure
• Het aantal te kiezen OR-leden
• De wijze van stemmen (schriftelijk of digitaal)

Voor de kandidaatstelling geef je medewerkers voldoende tijd, meestal twee tot drie weken. Stimuleer kandidaatstelling door informatiebijeenkomsten te organiseren waarin je uitlegt wat OR-werk inhoudt en welke tijd ermee gemoeid is. Benadruk dat diversiteit in de OR belangrijk is: verschillende afdelingen, leeftijden en achtergronden versterken de kwaliteit van medezeggenschap.

Tijdens de campagneperiode krijgen kandidaten de gelegenheid zich te presenteren. Dit kan via interne communicatiekanalen, posters of speciale verkiezingsbijeenkomsten. Zorg dat alle kandidaten gelijke kansen krijgen om hun motivatie en ideeën te delen.

De stemming zelf moet laagdrempelig en toegankelijk zijn. Overweeg digitaal stemmen om de opkomst te verhogen, maar zorg wel voor een betrouwbaar systeem dat de anonimiteit waarborgt. Na de stemming maakt de verkiezingscommissie de uitslag bekend en worden de gekozen leden officieel geïnstalleerd.

Welke ondersteuning heeft een nieuwe OR nodig?

Een nieuwe ondernemingsraad heeft vanaf de start behoefte aan gedegen basiskennis van de WOR. Deze wettelijke kennis vormt het fundament voor effectief OR-werk. Training op dit gebied moet minimaal de advies- en instemmingsrechten behandelen, procedurele aspecten zoals termijnen en overlegstructuren, en het recht op informatie. Voor OR-leden in internationale organisaties is ook kennis van de vertaling tussen Nederlandse medezeggenschap en internationale bedrijfsvoering essentieel.

Naast juridische kennis is teambuilding belangrijk voor een nieuwe OR. De leden komen vaak uit verschillende afdelingen en kennen elkaar niet altijd goed. Investeer daarom in:

• Kennismakingsactiviteiten en teamvorming
• Het opstellen van gezamenlijke werkafspraken
• Training in vergadertechnieken en strategische besluitvorming
• Onderhandelingsvaardigheden voor effectieve gesprekken met het bestuur
• Communicatievaardigheden voor contact met de achterban

De praktische faciliteiten voor de OR moeten vanaf het begin goed geregeld zijn. Dit betekent een eigen vergaderruimte, voldoende vergadertijd tijdens werktijd, toegang tot relevante strategische informatie en een budget voor training en extern advies. Deze faciliteiten zijn wettelijk vastgelegd, maar de exacte invulling vraagt om goede afspraken met de bestuurder.

Externe begeleiding kan een nieuwe OR helpen om snel strategisch effectief te worden. Een ervaren trainer of adviseur brengt niet alleen kennis mee, maar ook praktijkervaring uit vergelijkbare organisaties. Deze externe blik helpt om valkuilen te vermijden en direct goede werkafspraken te maken met het bestuur voor proactieve medezeggenschap.

Hoe zorg je voor een succesvolle start van je OR?

De eerste maanden van een nieuwe ondernemingsraad zijn bepalend voor het succes op lange termijn. Begin met strategische kennismakingsgesprekken met zowel de bestuurder als belangrijke stakeholders in de organisatie. Deze gesprekken helpen om wederzijdse verwachtingen helder te krijgen, een basis van vertrouwen te leggen en je positie als strategische gesprekspartner te vestigen.

Het opstellen van een strategisch jaarplan geeft richting aan het OR-werk. Focus in het eerste jaar op:

• Het opbouwen van strategische kennis en onderhandelingsvaardigheden
• Het inrichten van een proactieve overlegstructuur met de bestuurder
• Het ontwikkelen van effectieve communicatiekanalen met de achterban
• Het behandelen van enkele concrete dossiers om ervaring op te doen en kredibiliteit op te bouwen
• Het opzetten van systemen voor kennisretentie en continuïteit

Veel nieuwe ondernemingsraden vallen in de valkuil om direct complexe dossiers op te pakken zonder voldoende voorbereiding. Begin daarom met overzichtelijke onderwerpen waarbij je successen kunt boeken. Dit geeft vertrouwen en bouwt krediet op bij zowel bestuurder als achterban, wat essentieel is voor latere complexere vraagstukken.

Communicatie met de achterban verdient vanaf het begin structurele aandacht. Maak duidelijke afspraken over hoe en wanneer je medewerkers informeert over OR-activiteiten. Gebruik verschillende kanalen zoals nieuwsbrieven, intranet of spreekuren om zichtbaar en bereikbaar te zijn voor je achterban.

Professionele begeleiding in deze opstartfase voorkomt dat je het wiel opnieuw moet uitvinden. Bij TRAINIAC ondersteunen we nieuwe ondernemingsraden met praktische ondernemingsraad trainingen die direct toepasbaar zijn. Onze aanpak combineert juridische kennis met strategische vaardigheden, zodat jouw OR vanaf de start proactief kan opereren. Voor organisaties die meer willen dan alleen training, bieden we ook advies en begeleiding op maat, waarbij we als sparringpartner fungeren voor zowel OR als bestuur.