Communicatie over corona-beleid

De maatregelen vanuit de regering om het coronavirus te bestrijden volgen elkaar in rap tempo op. Dit zorgt er binnen bedrijven voor dat bestuurders snel besluiten moeten nemen om de situatie het hoofd te bieden. Nu de ontwikkelingen elkaar zo snel opvolgen kan het een uitdaging zijn om iedereen in de organisatie op de juiste wijze te informeren over wijzigingen in het beleid. Daarom geven wij een aantal tips om de communicatie tussen bestuurder, OR en achterban optimaal te houden.

Tip 1. Maak afspraken met de bestuurder over de rol van de OR bij besluiten
Zorg voor duidelijke afspraken tussen de bestuurder en de OR over de rol die de OR speelt in de besluitvorming rondom corona-beleid. Zo zijn er besluiten waarbij de OR instemmingsrecht heeft. Bespreek deze onderwerpen met de bestuurder en leg uit dat je als OR mee kunt denken over creatieve oplossingen en het creëren van begrip in de organisatie door heldere communicatie richting de achterban.

Tip 2. Spreek frequentere standaard contactmomenten af tussen bestuurder en OR
In de huidige situatie zal een maandelijks of tweemaandelijks overleg met de bestuurder niet genoeg zijn om als OR op te hoogte te blijven van alle wijzigingen binnen het beleid. Om ervoor te zorgen dat je als OR goed op de hoogte blijft van deze wijzigingen (groot of klein), is het verstandig om meer contactmomenten af te spreken met de bestuurder. Zo kun je bijvoorbeeld een dagelijks belmoment afspreken met de bestuurder en het Dagelijks Bestuur van de OR.

Tip 3. Maak afspraken over het informeren van de achterban
Bij wijzigingen in het beleid, is het van belang dat de medewerkers goed worden geïnformeerd. De vraag is wie dit gaat doen en wanneer je dit doet? Bedenk hierin samen met de bestuurder een proces. Zo kun je bijvoorbeeld een dagelijkse update geven op een vast tijdstip. Neem bijvoorbeeld het RIVM, dat dagelijks om 14.00 bekend maakt hoeveel nieuwe corona-gevallen er zijn geconstateerd. Ook wanneer er geen ontwikkelingen zijn, kun je dit op het vaste communicatiemoment aangeven. Zo zijn medewerkers ook op de hoogte van het feit dat er op dat moment niets nieuws te vertellen is.

Tip 4. Kies je communicatiemiddelen
Denk bij het delen van de informatie ook na over de kanalen die je hiervoor gebruikt. Zo kun je binnen het intranet een speciale ‘corona-pagina’ maken of kun je de update dagelijks via de mail of via speciale Whatsapp-groepen versturen. Hoe meer kanalen je gebruikt, des te groter de kans dat iedereen op de hoogte blijft. Zorg er wel voor dat je overal dezelfde boodschap verspreidt.

Tip 5. Zorg voor een centrale vraagbaak voor medewerkers
De huidige situatie kan veel vragen met zich meebrengen voor medewerkers. Daarom is het belangrijk dat zij weten waar zij terecht kunnen. Daarnaast wil je als OR kunnen monitoren welke vragen het meeste spelen onder de medewerkers, zodat je deze voor kunt leggen aan de bestuurder en het antwoord kunt uitlichten in de dagelijkse update (zie tip 3). Zorg dus voor een centraal punt, bijvoorbeeld een mailadres of telefoonnummer, waar medewerkers terecht kunnen met hun vragen. Stem dit ook af met andere partijen binnen de organisatie, zoals HR en leidinggevenden.

Tip 6. Maak een goede onderlinge taakverdeling
Zorg voor een goede onderlinge taakverdeling binnen de OR. Het bijhouden van de dagelijkse update richting de achterban, het vaste contactmoment met de bestuurder, de vraagbaak; het zijn allemaal voorbeelden van taken die hierbij kunnen komen kijken. Zorg ervoor dat iedereen in de OR zijn of haar steentje bijdraagt en dat de lasten eerlijk verdeeld zijn.

 

Antoine Boogaard
Trainer & Adviseur Medezeggenschap

Een ondernemingsraad oprichten? OR-verkiezingen organiseren?
Of is er net een nieuwe OR gekozen en wil je direct goed van start?
Wij helpen je graag verder!

Contact